プロジェクトを管理するとき、最終結果は成果物が伴うものを知っています。 「成果物」とは、ビジネスで常に耳にする用語であり、実際の商品を指すと考えるのは簡単ですが、それよりはるかに広い範囲です。
成果物とは
基本的に、成果物はプロジェクトの成果です。しかし、数種類の成果物があります。内部と外部の成果物、そしてプロジェクトとプロセスの成果物です。
外部成果物とは、クライアントまたは顧客が会社と契約して提供しているサービスまたは製品です。それはあなたのビジネスが会社のための収入を生み出すために売りに出すものです。
内部成果物とは、顧客主導ではなく、ビジネスを正常に運営するための要件である、社内で完了したタスクおよび作業です。納税、事務処理、口座管理はすべて社内で行われます。内部の成果物はクライアントの机を横切ることはありませんが、IRSやライセンス団体などの当局向けに作成されることがあります。それらはまだあなたの会社の内部（内部）にあるか、あなたの会社の運営に必要です。
プロジェクト成果物およびプロセス成果物はどちらもクライアントベースの作業に関連するため、外部成果物のカテゴリーに分類されます。プロジェクト成果物はクライアント主導の結果です。プロジェクトの結果としてクライアントに提供される製品およびサービス。
一方、プロセス成果物は、プロジェクト成果物を完成させるために実行される作業のいずれかです。それらは文書、計画、モックアップ、範囲に関する明確化、そして内部チームのために作成された作業構造の内訳さえもです。
プロジェクト成果物について
顧客または顧客がサービスを提供したり製品を販売したりするために事業に従事する場合、彼らが受け取る結果はプロジェクト成果物です。物理的な製品になることもありますが、サービス、レポート、コンピュータファイルなど、無形のものになることもあります。
たとえば、ある航空会社がボーイングと契約して新しい航空機を開発する場合は、サイズ、座席、デザインまで、飛行機から必要なものをすべて指定します。飛行機が成果物になります。企業が社内会議を開催し、イベントを記録および文書化するために転記者を雇う場合、その転記ファイルも成果物となります。
成果物は、クリエイティブな制作物、ハードウェア、ソフトウェア、ドキュメント、機器、その他のサービスです。短期的な仕事でも、非常に複雑な長期的なプロジェクトでもかまいません。
プロジェクト契約で成果物がより明確に定義されればされるほど、提供プロセスはより円滑になります。
プロジェクト成果物の定義
それがプロジェクトの最後に提供されるものであると言うだけでは不十分です。納品物、納品日、および納入日数について両当事者が合意するように、納品物契約に明確な範囲、コスト、およびスケジュールを設定することが不可欠です。
たとえば、あなたがあなたの衣料品会社のための新しい会社のWebサイトの配信を請け負っているとします。あなたがウェブサイトにあなたが要求するもののためにあなたが提供することができるより詳細なものは、あなたがあなたが望む成果物を持っている可能性が高いです。
したがって、成果物の概要を説明するには、Webサイトから必要なすべての側面をリストする必要があります。
- 顧客がズームイン機能を使って複数のビューで衣服を見ることができる動的なeコマースポータル。
- 顧客は、複数の通貨でクレジットカード、PayPal、およびInteracを使用してオンラインで購入できます。
- メーリングリストの集約を統合することは、マーケティング部門のウィッシュリストにあります。
- 製品部門は、Webサイトを新製品で簡単に更新したいと考えていますが、会社の在庫を毎日24時間365日調整する必要があります。
これらの各側面は、プロジェクト契約で詳述できます。その後、プロセス成果物は、プロジェクトを迅速に進めて外部成果物の期限を守れるように、プロジェクトチームによって内部的に決定されます。
この場合、複数の成果物が存在する可能性があります。 1つ目はWebサイトデザインのモックアップ、2つ目の成果物は機能しているWebサイトまたはワイヤフレームです。最初の成果物は2番目の成果物を作成する前に承認を必要とし、契約は成果物の受け入れ基準を明確にする必要があります。
成果物を定義する手順
成果物を定義する際に留意すべき2つの最も重要な言葉は、「特定」と「測定可能」です。
詳細はプロジェクト計画段階に入ります。そして、結果が必要とされるものについて詳細が設定される場所です。成果物詳細が確認されたら、コストと労力を計算し、予算の承認を得ます。
マイルストーンは成果物の「測定可能な」側面の一部ですが、それらは内部使用（プロセス成果物）のためのものであり、プロジェクトを完成し、クライアントの作業をリリースするための単なるチェックポイントです。
プロジェクト成果物の測定可能な部分のもう1つの側面は、それらが受け入れ基準を満たす必要があるということです。そのためには、顧客は契約書の作成時に何が必要なのかを明確にしておく必要があります。
ベースラインとマイルストーン
成果物を必要とするプロジェクトに取り組んでいるか、成果物の受け取りに取り組んでいます。いずれにせよ、プロジェクトは成功を確実にするためにベースラインとマイルストーンを必要とします。
プロジェクトベースラインは、スコープベースライン、スケジュールベースライン、またはコストベースラインのいずれかです。これらは一緒になってパフォーマンス測定の基準となり、プロジェクト計画が完成するまで定義されません。プロジェクトが進行するにつれて、それらは監視のためのフレームワークになるでしょう。
コストベースラインは予想予算です。範囲は、プロジェクトの全範囲とは何か、そして期待と結果はどうあるべきかを網羅しています。スケジュールは実行と配信のスケジュールです。プロジェクトの詳細が変更された場合、または変更された場合は、それに注意し、ベースラインを変更する必要があります。
ベースラインの精度を監視するには、マイルストーンが重要です。マイルストーンは、完了したときにプロジェクトの最終成果物を迅速化するのに役立つタスクまたは成果です。マイルストーンは、新しい倉庫でフレーミングが完成したり、契約書に署名されたりするような大きな成果です。一般に、マイルストーンは内部機能であり、進捗状況を監視してプロジェクトチームが完了日を目標に維持するのに役立ちます。
プロジェクトのマイルストーンが見逃されている、またはベースラインがシフトしている場合は、成果物が期限を守れない可能性があります。
プロジェクト成果物の管理
事態が始まった後でプロジェクトの範囲が拡大すると、範囲のクリープが成果物を遅らせる可能性があります。これを制限するために、最初のプロジェクト契約にどの成果物が関与しているかを明確にし、新しい成果物が追加された場合は、必要に応じて追加の時間と予算を組み込んでください。このような場合は、必ずすべての関係者の承認を得てください。
受入基準がどうあるべきかについての彼らの意見を通して、クライアントと他の利害関係者はプロジェクトの成功を改善することができます。成果物のニーズと要件を確実に満たすために、成果物の意図する最終用途とその目的は何かを明確にしてください。
プロジェクト管理ソフトウェアを使用して、プロジェクトの進捗状況や完了までに必要な作業量について全員を目標に合わせて最新の状態に保ちます。これは、複数の外部成果物がある場合に特に生産的になります。プロセス、スケジュール、および目的が明確かつ直接的であることを確認し、タスクを委任します。
