契約管理のベストプラクティスでは、定期的な契約遵守監査を推奨しています。ただし、通常は毎年行われる財務諸表監査とは異なり、契約の見直しはより頻繁に行われます。たとえば、エンジニアリングおよび建設契約の監査スケジュールには、月ごとの支払い監査のほか、より長いプロジェクトの四半期ごと、半年ごと、または年ごとの監査が含まれることがよくあります。コンプライアンス監査手順を完全に理解することで、無駄な支出やコスト超過につながる可能性がある間違いを見つける可能性が高まります。
監査目的を確立する
レビューが契約ライフサイクル内で行われる場合は、監査目的が決まります。統制監査 - 契約ライフサイクルの早い段階で行われる監査 - は通常、請負業者のプロセスと内部統制の評価に焦点を当てています。目標は、コミュニケーションを改善し、過剰消費のリスクがあるプロセスを識別して合理化することです。毎月または最終契約の支払いが期限切れになる前に行われる回復監査では、無効、過大、重複の請求など、請求先の不一致を探します。目標は、請求エラーを防ぎ、過払いを取り戻すことです。
監査チームを編成する
監査チームの規模と構成を決定する際には、契約の規模と複雑さを検討してください。最低でも、統制と復旧の両方の監査チームに、契約管理者、経理部門の代表者、および中立的な第三者を含める必要があります。ただし、大規模または複雑な契約では、契約管理および監査手順に精通している追加のチームメンバーが必要になる場合があります。監査が不正な活動を発見した場合は、経験豊富な法医学会計士または詐欺捜査官を招集する必要があるかもしれません。
監査手順の管理
統制監査では、主に請求および支払いの手順と予防的統制に注目します。手順には、契約、および請負業者と買掛金請求および支払データ入力手順の両方の徹底的なレビューが含まれます。このレビューでは、職務の分離、承認システム、情報セキュリティなどの適切な内部統制を探します。テストには、サンプル請求書の作成、処理、および支払いが含まれることがあります。多くの場合、既存の統制が有効であるかどうかを確認するために意図的なエラーを導入します。
回復監査手順
月次回復監査は、請負業者の最後の人件費レポートを、現在の期間中に請求された金額と調整します。監査人はまず、ジョブコストレポートを確認し、それを契約の請求書および支払い条件と比較することから始めます。赤信号の存在に基づいて、監査人は、人件費、材料費、管理費、諸経費などのさまざまな種類のコストについて、ほんの数個または多数のサンプル取引を選択してテストできます。トランザクションテストは通常、再計算と監査証跡の作成で構成されています。監査、税務およびアドバイザリーサービス会社のKPMGによると、監査人は、大幅な時間外勤務、費用の再分類、費用の発生、異常または不足している費用の説明、多額または異常な金額、契約開始前の費用、ホームオフィスの諸経費などの不一致を探します。コスト
フォローアップレポートを作成する
監査の後、チームは、通常は対面型の会議で、最終報告書を作成し、事業主と請負業者に提出します。調査結果によってレポートに含まれる情報の量が決まりますが、焦点は不一致や非効率的な手順を修正するための推奨事項を識別、説明、および提供することにあります。監査人はまた、その目的を述べ、契約の見直しや監査テストの手順を説明します。
