伝票管理手順は、買掛金請求書の処理に不可欠です。これらは、すべての買掛金請求書を会計総勘定元帳に適切に記録し、請求書の支払いを適時に処理するために役立ちます。買掛金を処理するための文書化された手順は、処理の間違いを軽減し、時間通りに支払いを送金できなかったことに対する遅い請求を回避するのに役立ちます。
請求書に日付印を付ける
毎日のメールを開く責任がある人は、当日の日付で受け取った各買掛金請求書に日付を記入する必要があります。日付スタンプを使用すると、会社で請求書を支払うのにかかる時間を追跡できます。請求書に日付を記入する人は、請求書発行日と受領日との間に著しい時間差があることに注意する必要があります。請求が発生して数週間後に郵送された場合、支払いが遅れるのを防ぐために、買掛金処理を迅速に行う必要があるかもしれません。
請求書をコーディングする
経費の作成または管理を担当する従業員は、請求書に適切な総勘定元帳勘定科目のコードを書き込み、その請求書をその経費勘定科目の残りの予算と比較します。請求書を処理した後に総勘定元帳勘定が予算額を超える場合、従業員は請求書への超過の説明を含める必要があります。
請求書の承認を取得する
管理者は、自分の管理領域内にあるすべての買掛金請求書を確認および承認する責任があります。マネージャーは請求書のコーディングの正確性と予算超過の説明を徹底的にレビューします。次に、マネージャは、マネージャが支払請求書を承認したことを会計士が認識できるように、請求書を初期化して日付を記入します。
小切手を準備する
会計士は請求書をレビューして、超過分についての適切な承認と説明が請求書に含まれていることを確認します。会計士は請求書のコーディングを再確認し、誤っていると思われるコーディングについても質問します。会計士が請求書の承認とコーディングに満足したら、支払いの小切手を作成します。
ビジネスチェックには、発行者用のチェックスタブと受信者用のチェックスタブの2つのチェックスタブを含める必要があります。チェックスタブには、請求書の日付、請求書番号、およびビジネスアカウント番号（仕入先が割り当てた場合）を含める必要があります。発行者チェックスタブには、必要に応じて総勘定元帳コーディングを含めることができます。あなた自身の記録のために請求書のコピーを作成し、請求書の上に発行者チェックスタブをステープルします。請求書のコピーを提出して、監査の場合や経理調査のための費用を支援してください。
