中小企業のために記録を保管する方法

あなたが中小企業を経営しているならば、あなたはあなたの会社の地位を維持するために記録を保存する必要があるでしょう。あなたがあなたの中小企業を組み入れないことを選んだとしても、それは単にビジネス記録を保存するのが理にかなっています。あなたのビジネスを売却したり、過去に行ったことを追跡したい場合は、参照するデータが必要になります。これは、中小企業の記録を保存する方法です。

あなたが必要とするアイテム

2つの三環バインダー
各バインダーのインデックスタブ
インターネットへのアクセス

2つの3リングバインダーとインデックスタブを購入してください。あなたはあなたの公式記録（あなたのビジネスの会社の地位を維持するために州務長官の事務所によって必要とされるそれら）ともう一つの日常のビジネス記録のためにもう一つのバインダーを使うでしょう。

公式バインダーでどのような記録を維持する必要があるかを調査します。法律で義務付けられている記録のリストについては、国務長官のWebサイトを参照してください。ほとんどの州では、最低限次の記録を正式なバインダーに保存することが義務付けられています。定款または組織の定款、議事録、決議事項、証明書、および会社の印鑑。

どのような追加レコードを保存する必要があるかを決定します。それらのレコードは2番目のバインダーに保持されます。以下は、レコードバインダーに保存する必要があるレコードの例です。申請と許可会社が締結した契約会社が保有する保険契約会員証すべてのメンバーまたは株主の名前と住所、および彼らの利益役員の氏名営業協定または付則およびその修正株式取引*州の申告書（年次報告書など）

インデックスタブにラベルを付けます。各バインダーに保存するすべてのレコードに対してインデックスタブを作成します。

レコードを対応するインデックスタブの後ろに置きます。すべての書類を整理し、各対応するタブの後ろに業務記録を置きます。インデックスタブをアルファベット順に並べると、必要なレコードを見つけやすくなります。

ビジネス上の決定が発生したときにそれを文書化します。あなたの中小企業がするすべての決定と取引のためのペーパートレイルを作成しなさい。公式会議の議事録と日々の企業管理で行われた決定の非公式な記録の両方で、ビジネス上の決定の書面による記録を保管してください。必ずすべての記録を更新してください。

記録を最新に保ちます。バインダーの設定は最初のステップにすぎません。あなたは、情報を最新の状態に保ち、少なくとも3年間の会員または株主総会の決議を続ける必要があります。