バイインを確立する
プロジェクトポートフォリオプロセスは、限られたリソースの制約の下で、特定の時間にあなたの組織によって着手されたすべてのプロジェクトの潜在的な出力を最大化することができる方法です。プロジェクトポートフォリオ管理の取り組みを始める前に、組織内の主要な意思決定者の間で理解と協力の環境を築きます。プロジェクトポートフォリオプロセスには、成功する可能性があるタイムリーな現在のプロジェクトを終了させることが含まれる場合があります。これが起こったときに憤慨の感情を避けるために、管理者がこの概念を理解することが重要です。特定のプロジェクトを持つ従業員の小グループを識別するのではなく、プロジェクト選択に対するチームベースの態度を育みます。これにより、再割り当てされたプロジェクトチームや新しいプロジェクト間で分割されたプロジェクトチームに拒否の感情が生じるのを防ぐことができます。
優先順位を付ける
プロジェクトポートフォリオ管理プロセスでは、時間、お金、従業員の生産性、テクノロジなどのリソースを、自分の会社の収益性に最も貢献するプロジェクトに割り当てます。特定のプロジェクトを検討する前に、それぞれのプロジェクトを判断するための優先順位のリストを作成してください。優先順位リストを継続的に監視し、戦略目標の変化やビジネス環境の変化に適応させます。プロジェクトに優先順位を付けるための項目には、コスト、収益への貢献、マーケティングへの影響、期間、および特定の目標の達成が含まれます。
容量と需要を決定する
すべての組織は、限られたリソースを最も効果的に利用するという問題に直面しています。優先順位リストを使用してどのプロジェクトを引き受けるかを決定する前に、各プロジェクトのリソース容量およびリソース要求に関する情報を収集してください。選択したすべてのプロジェクトの総リソース需要が、会社のリソース容量を超えることはできません。たとえば、10台のコンピュータと20人の従業員がプロジェクト作業に使用できる場合、23人の従業員と11台のコンピュータが必要なプロジェクトのポートフォリオを選択することはできません。最適なプロジェクトミックスを決定する際には、予算の制約も大きな要素です。
プロジェクトポートフォリオを最適化する
優先順位のリストと、リソース容量および個々のプロジェクトのリソース需要に関連する情報を使用して、会社にとっての戦略的関連性を最大限に引き出す一連のプロジェクトを選択する準備ができました。最初に選択されていないプロジェクトは必ずしも排除されないことに注意してください。優先順位の高いプロジェクトの完了によってリソースが解放された場合は、優先順位の低いプロジェクトを実行できます。
プロジェクトポートフォリオプロセスを支援するためにいくつかのソフトウェアパッケージがありますが、より単純なプロジェクトポートフォリオの場合は、選択したプロジェクトの組み合わせに関するすべての可能性を決定するために決定木を使用することができます。プロジェクト決定木の例については、この記事の最後にあるリンクをたどってください。
まず、各プロジェクトを、その総コストと従業員の要件、テクノロジ、その他のリソースと共にリストします。次に、プロジェクトの優先順位に従って最も高いスコアを得たプロジェクトを選び出してから、実行するプロジェクトのポートフォリオを選択します。思い出してください、すべての選ばれたプロジェクトの総資源要求はあなたの総資源容量より少なくなければなりません。新しい潜在的プロジェクトが組織に導入され、現在のプロジェクトが完了したら、プロジェクトポートフォリオプロセスを再検討して、更新された優先順位リストとリソース容量に基づいて、どの新しいプロジェクトが新たに利用可能なリソースに値するかを決定します。
