クラブ例会を開催するときは、すべてのクラブ会員とすぐに連絡を取り合い、将来のクラブ活動を計画し、重要な決断を下します。会議を効果的に運営するためには、あなたは組織され計画を立てなければなりません。会議の進行役は、会議の議題に関するすべてのトピックに取り組みながら、会議全体を通して秩序を維持します。
事前に準備する。会議の目標を決め、その目標を達成するための具体的な行動計画を立てます。あなたが取り組むトピックのリストを作成し、このリストのコピーを作成して、クラブ会員に配布します。
心地よい雰囲気を演出しましょう。会議の前に飲み物を出し、クラブ会員が会議エリアに入るときに柔らかい音楽を演奏します。これは、ミーティングが始まる前に、メンバーがリラックスして交流することを奨励する雰囲気を作り出すでしょう。
時間通りに始めなさい。開始する5分前に発表してください。クラブ会員が座席を見つけたら、会議の議題のコピーを配布します。これにより、クラブ会員は、準備を始める際に議題を見直すことができます。
新クラブ会員を紹介する。アイスブレーカーセッションは、新しいメンバーを紹介するための最良の方法です。彼らがどこで育ったのか、どこで学校に通ったのか、そしてなぜ彼らがあなたのクラブに入ろうと決心したのかを彼らに述べさせる。
前回の会議の議事録を確認します。これは、前回の例会で行われた行動をクラブ会員に思い出させ、新会員には現在の例会のトピックについての理解を深めるためのものです。
仕事を続けてください。必ず会議の議題に従ってください。あなたの議題にはないトピックについて誰かが話し合いたい場合は、その問題を別の紙に書き留めて、次回の会議で取り組むようにします。
質問と回答のための時間を見込んでください。クラブ会員はおそらく質問をするでしょうから、それらに答える準備をしてください。質問をしている人に手を挙げて各メンバーに個別に電話をかけてください。これはまた、クラブ会員が将来の会合に向けて提案を行うのを奨励する良い機会です。
時間どおりに終了します。特定の終了時間を持つことは、進行役を軌道に乗せるのに役立ちます。クラブ会員に追加の質問や懸念がある場合は、会議が終了した後に、あなたに話すように勧めてください。
