引継ぎレポートは、退職者が過去の仕事の新入社員や、シームレスな従業員の移行を確実にするために何が必要かを知らせるために使用される基本的なツールです。この種類のレポートは、いくつかの異なる方法で使用できます。これには、単純な交代勤務先変更または正社員交代要員のための情報を含めることができます。レポートには、退職後に不要で予期しない問題が発生しないようにするために、引き継いだ人が知っておく必要があるすべての重要な情報を含める必要があります。
従業員引継ぎレポートの作成
引き継ぎメモの作成を始める前に、新入社員が知っておく必要があるすべての情報のリストを作成してください。あなたが日常的にしていること、そしてあなたが毎週、毎月または毎年行うことを検討してください。重要な連絡先、プロトコル、指揮系統、パスワード、鍵、重要な日程、トレーニングプログラム、その他の職務固有の情報など、基本的な責任と義務以外の情報を含めます。
期限と優先順位について考える
リストが完成したように感じたら、優先順位、頻度、情報の種類、順序でリストを分類していきます。現在のプロジェクト、それらが開始した日付または時間、それらがどのように進行すべきか、およびそれらの予想完了日または時間をリストしなさい。引越し後の従業員は、引継ぎ後にどのタスクを優先させる必要があるのかを知る必要があります。
主な目的から始める
あなたの交代がどこから始まるべきかがわかるように、ポジションのゴールの要約 - あなたと会社 - を書くことから始めましょう。以下はレポートの目的によって異なります。たとえば、シフトチェンジハンドオーバーレポートでは、シフトで開始されたものから始めて、次のステップまでに完了する必要があります。また、完了したタスクに注意してください。そのため、入ってくるシフトはあなたがしたことと重複しません。新入社員については、現在取り組んでいる短期および長期のプロジェクトと、過去に完了した注目のプロジェクトの両方のリストを作成してください。新しい人が知る必要があるすべての日付と期限を含めます。
ヒントとリソースを追加する
当面の作業を正常に完了するためのヒントを含めることも役立ちます。たとえば、当面の職務に関係のある人の連絡先情報の概要を示すことに加えて、職務に固有の文書および置き換え用の品目の場所の詳細なディレクトリを作成することができます。可能であれば、生産性と業績を向上させる方法を含めます。これにより、プロセスの流れを中断することなく開始したものを継続するためのツールが置き換えられ、結果が成功する可能性が高まります。
テンプレートを使う
従業員の引継ぎレポートを作成するプロセスを簡素化するために、オフィスのコンピュータプログラムを使用してレポートを作成してください。既存の引継ぎ報告書テンプレートを使用するか、仕事に特有の項目に基づいてあなた自身のものを作成しなさい - 検索エンジンに「引継ぎ報告書テンプレート」をタイプすることはたくさんの例を返すはずである。そして、すべての関連情報が新入社員に利用可能であることを確実にするためにあなたの位置を出る前に引継ぎ報告を校正することを忘れないでください。
