文書アーカイブは、現在は使用されていない文書の保管ですが、組織はこの文書を一種の履歴記録として保管する必要があります。通常、組織や企業は文書をアーカイブしますが、個人はさまざまな理由で文書をアーカイブすることもあります。文書のアーカイブに関連する一連の考慮事項および方法。場合によっては、組織は文書管理のための明確に定義された一連のポリシーを持ち、その中で組織はアーカイブ手順を概説します。組織は比較的簡単に、電子メディアを含むさまざまなメディアタイプをアーカイブできます。
目的
多くの場合、組織の全体的な目的や役割に関連して、組織は文書をアーカイブします。文化的または歴史的に重要であるため、多くの場合、組織は文書をアーカイブします。あるいは、企業は過去の文書化の信頼できる記録を保持するための法的または金銭的な理由があるかもしれません。そのためにアーカイブが最も効果的な管理方法です。
検討事項
文書アーカイブを必要とする組織は、その手順を慎重に検討する必要があります。過去と現在の運用の両方の観点から、どの文書をアーカイブする必要があるかを決定することが、当然ながら主な考慮事項です。組織が作成している進行中の文書のために、組織はアーカイブのためのある種のスケジュールに到着するかもしれません。アーカイブ方法もさまざまで、コンピューティングテクノロジの進歩により、豊富な新しいツールが導入され、多くの場合、効率的で費用対効果の高いソリューションが提供されています。
道具
2011年の時点で、文書アーカイブ用のソフトウェアツールが増加し、組織はより低コストでアーカイブする機会が増えました。組織は、電子形式で保存する文書だけでなく、紙の文書やその他のメディアについても、ソフトウェアアーカイブをツールとして使用できます。組織は、電子形式で保存するためにデジタル以外のアイテムをスキャンまたは変換することができ、効果的な記録の保存に必要な物理的なスペースの量を減らすことができます。
リスク
リスクはあらゆる文書アーカイブシステムに固有のものであり、組織は組織のアーカイブポリシーを作成するときにこれらを考慮する必要があります。文書を電子形式で保存することの利点は、アーカイブが安全である場合にのみ有効です。したがって、組織はアーカイブの安定性とセキュリティを保護するために適切な保護手段を採用する必要があります。アーカイブツールとサービスは、さまざまな方法で対処します。
利点
効果的な文書アーカイブシステムを持つことの利点は、技術的解決策の出現と共に増大してきた。電子記録はより少ない物理的空間を占有し、場合によっては、事業または組織の主要な敷地内にさえ存在しないかもしれない。たとえば、組織によっては外部の文書管理サービスを使用することがあります。電子記録を使用するもう1つの利点は、組織が必要に応じてアーカイブ可能なコンテンツを、多くの場合検索可能な電子形式で簡単かつ迅速に利用できるようになることです。
