あなたが商品を注文しているか、ポジションを申請しているか、資金を要求しているか、感謝を表明しているか、または文句を言うかにかかわらず、あなたは組織を扱うときはいつでもビジネスレターを書かなければなりません。あなたは確立された手順に従い、あなたが書く各手紙に必要な要素を含めるべきです。あなたの組織の住所を記載したレターヘッド用紙から始めましょう。あるいは、あなたの氏名、住所、郵便番号、電話番号、そしてEメールアドレスを含むあなた自身の個人的なヘッダを作成することもできます。
日付
レターヘッドまたはヘッダーと日付の間に少なくとも1行の空白行を入れます。米国内の組織に書き込む場合は、2011年5月23日など、アメリカの日付形式を使用してください。 2ndのような添え字は使わないでください。日付を左寄せにするか、タブを中心点に合わせて日付を入力することができます。
内部アドレス
内部アドレスまたは受信者のアドレスは、日付の1インチ下（3行の空白行）に始まります。それは常に左寄せです。受信者の名前とメールアドレスのスペルを再確認してください。 Mr.、Mrs.、Dr.、Ms.、Missなどの個人的な肩書き、およびMarketing Directorなどのビジネス上の肩書きを含めます。どちらの肩書きについても不明な場合は、組織の受付係に電話してください。
あいさつ文
内部アドレスの後に空白行を入れます。あなたが受信者を知っていれば、あなたは彼女の名、例えばDear Maryを使うことができます。それ以外の場合は、彼女の個人的な肩書きと姓を使用します。たとえば、Johnson夫人。受信者の性別がわからない場合は、フルネームを使用してください。あいさつ文の後にコンマまたはコロンを含めることも、句読点を省略することもできます。
体
あいさつ文の後に空白行を入れます。スペースを1つ左に置いて、文字の本文の段落を正当化します。ほとんどの文字は少なくとも3つの段落を含みます。最初の段落で、手紙の目的を紹介してください。求人広告に返信する場合は、役職に名前を付けてその出所を特定します。たとえば、「オンラインで宣伝されたMarketing Directorの位置は、私のスキルと能力を正確に表している」と書くことができます。
2番目と3番目の段落には、この目的を裏付ける具体的な詳細が含まれています。たとえば、商品やサービスについて不満を言う場合は、購入日、請求書番号、および不満の理由を含めます。
最後の段落を使用して、目的と予想される対応をもう一度述べます。例えば、「私たちの新製品ラインに関して何かご質問やご意見がありましたら、個人的に私に連絡してください。今後何年にもわたり、ビジネス上の通信ニーズに応えることを楽しみにしています」各段落の間に空白行を入れます。
閉鎖
手紙の最後の段落の後には空白行を入れてください。誠意をこめて、それぞれあなたの、またはあなたのようなあなたのような適切な補完的な終結で手紙を終えてください。コロンまたはコンマが挨拶文の後に続く場合は、終了の後にコンマを入れてください。署名には3〜4行の空白行を入れます。たとえば、セールスマネージャのJohn Stewartなど、タイプライターの署名とタイトルで終わります。
