内部統制とは、会社の貴重な資産の盗難および損害を防ぐために施行されている方針です。有形資産、生産設備、在庫品、現金などの有形資産は、常に安全を確保するのが難しい場合がありますが、有形資産を管理するための内部統制に精通していると、資産の安全を確保するのに役立ちます。
アクセス制御
ロックやセキュリティチェックポイントを使用して、在庫保管施設、金庫室、備品室など、重要な業務分野へのアクセスを制御します。従来のキーを使用せずに、機密領域へのアクセスを指定された担当者に制限することを可能にする電子システムが利用可能です。これらのシステムは、どの従業員が特定の時間に特定の領域にアクセスしたかを記録する機能を備えています。
委任の問題
在庫、現金、その他の貴重品へのオープンアクセスを含む活動のみを、最も信頼できる従業員に委任してください。 Montana.eduによると、マネージャは、サプライヤ、ディストリビュータ、または顧客との取引時に、誰かがマネージャの名前に署名することを許可しないでください。
セキュリティ上の問題
細部へのきめ細かい注意は、あなたの有形資産の安全性にとって極めて重要です。各勤務日の後は、敷地内を徹底的に施錠、門扉固定し、カメラ監視を利用して不法侵入者や疑わしい行動を記録してください。銀行預金を頻繁に行い、必要なだけの現金を手に入れます。
アクセストレイル
可能な限り機密性の高い場所へのアクセスを記録してください。 siterooms.comによると、アクセス記録は効果的な内部統制の鍵です。制限区域へのアクセスの電子記録を保管してください。レジ係に固有のIDを使用してレジにログインするように要求し、レジ共有を許可しないでください。従業員に銀行預金の領収書、納品書、レジスターテープおよびその他の管理文書にイニシャルを付けるように要求します。
物理監査
在庫、備品、銀行口座を定期的かつ無作為に監査して、疑わしい活動を早期に発見します。監査結果の信頼性を確保するために、第三者の監査会社を利用することを検討してください。
従業員が自らの責任範囲を監査することを許可しないでください。たとえば、配達受領を担当する従業員が原材料在庫を監査することや、銀行預金をする従業員が銀行取引明細書およびレジスター記録を監査することを許可しないでください。
透明度
上記の概念とテクニックは損失と損害の防止に役立ちますが、内部統制ポリシーを従業員、顧客、およびビジネスパートナーに対して完全に透過的にすることで、発生を防ぐことができます。たとえば、制限区域へのアクセスがログに記録されるように従業員に伝えます。あなたの施設がビデオ監視によって監視されていることを顧客に知らせます。そしてあなたの供給者にあなたの内部監査方針を知らせなさい。
