イベントの規模にもよりますが、イベントプロジェクトの計画には時間とお金の投資が必要です。イベントを成功裏に計画するための秘訣は、強い組織力を身につけること、あるいは知識のあるチームを雇うことです。イベントプロジェクトの例としては、ワークショップ、討論、そして宣伝があります。
チームを編成する各チームメンバーは、定期的な進捗状況の更新会議に参加できるだけでなく、強力な組織上およびコミュニケーション上のスキルを持っている必要があります。
期限付きのやることリストを作成します。このチェックリストには、イベントプロジェクトに対して実行する必要があるすべてのタスクを含める必要があります。各タスクをチームのメンバーに割り当てます。イベントの種類や複雑さに応じて、プロジェクト管理ソフトウェアまたはスプレッドシートを使用して整理します。たとえば、スプレッドシートを使用している場合、1つの列をタスクにすることができます。次の列は、その列が割り当てられている人で、次に締め切りです。チェックリストに含まれているのは、仕入先の雇用、特定の消耗品の注文、場所の予約、講演者のフライトの予約、ケータリングの手配、マーケティングの取り組み、実行する必要があるプロモーションなどです。
進捗状況を監視します。定期的にタスクを完了する予定であること、および未解決のものがあることを認識していることをチームメンバーと確認します。プロジェクト管理ソフトウェアまたはスプレッドシートを使用している場合は、各メンバーの進捗状況に合わせて更新してください。
予算を準備します。予算には予想される費用が含まれ、予想外の費用にも余裕があるはずです。コストを現実的に把握し、各チームメンバーがどの予算を満たす必要があるのかを認識していることを確認します。チームメンバーがリストの項目に対して予算を超えている必要がある場合は、事前承認のために事前に報告してもらってください。
