教会の会議議事録は、理事会または委員会の行動に関する公式の合法的記録を提供します。それらは歴史的な正確さのために内部的に重要であり、また外部の当事者によっても使用されます。たとえば、教会が建築プロジェクトを承認したことを証明するために、そのためのローンを発行する前に、機関に貸し出すことによって。監査役 またIRSは、議事録を特定の金融取引が承認されたことの証明と見なしています。ほとんどの組織では、秘書または録音秘書が数分かかります。
内容
具体的な内容は委員会によって異なりますが、一般に、すべての教会組織の議事録には以下が含まれます。
- 時間、日付、場所、出席した人、主催した人など、会議の詳細。
- 会議が定期的に予定されているか、または特別な会議であるか、および特別な場合は誰が会議に電話をかけたか、およびその目的 - 会議通知のコピーを添付する。
- 会議で何が起こったのかを記録したもの。
- 予約と時間
- 幹事の署名、そして議事録が承認されれば、会長の署名。
議事録作成の最も困難な側面の1つは、記録する詳細情報を決定することです。メノナイト兄弟歴史委員会は、決定に至る議論の主なポイント、検討された代替案、および委員会が他の代替案よりも代替案を選んだ理由の概要を記録することを提案します。財政的説明責任のための福音評議会は、理事会が個々の秘書に関係なく一貫している詳細についての方針を確立することを提案します。それは理事会が慎重であったことを示すのに十分な詳細を含むことを提案します、しかし、議事録が小説のように読むほど多くではありません。
議事録をとる
会議が始まる前に、議題のコピーを入手してください。会議が進むにつれて、 会議の詳細、理事会の報告、話し合い、行動に関する詳細なメモを取ります。 理事会が議題の各項目を進めていく中で。運動、決議、決定を逐語的に記録するが、議論をまとめる。申立てをした人、行動を起こした人それぞれの名前、および利益相反を明記してください。会議が終了したら、メモを書き起こして要約して適切な詳細を含め、会議の詳細から始めて議題の順序に従って適切な形式にします。
議事録を保存する
議事録の草稿を完成させたら、文書を会員に配布します。あなたがこの会議のために書いた議事録は、修正の有無にかかわらず、次回の会議で承認されます。議事録が承認されたら、最終的なコピーを作成してから文書に署名し、同様にそれに署名するように校長に依頼します。 時系列で議事録を保存する 会議の議題と一緒にルーズリーフのミニッツブックに。このルーズリーフの本にも目次、教会の細則および憲法の写しが含まれています。ある時点で、おそらく毎年、議事録に専門的な制限があるかもしれません。
