コンピュータ化された金融システムの時代までは、すべての会計プロセスは紙と鉛筆を使って手で行われていました。いくつかの中小企業はまだ手動の会計システムとしても知られているこの古い方法論を使います。手動システムとコンピュータ化システムの両方の背後にある概念は同じで、力学だけが変更されています。
利点
手動の会計方法は、コンピュータ化されたシステムよりもはるかに安価です。何人かの人々はコンピュータで働くことに慣れておらず、そして紙と鉛筆のシステムでより良く機能する。ほとんどのコンピューターのセットアップとは異なり、手動システムは、たとえ電気が切れていても機能します。手動システムのもう1つの利点は、会計ソフトウェアで発生することがあるので、データの破損や重複がないことです。手作業による会計処理は単純で、コンピュータのスキルを必要としないため、企業はより少ない費用で従業員を雇うことができます。これは、中小企業にとって大きな利点です。
紙パッド
計算機化されたスプレッドシートとソフトウェアの前に、会計士はコラムで印刷された紙のパッドを使いました。左側の最初の列は通常幅が狭くて日付に使用され、2番目の列はページ内で最も幅が広いため説明に使用されます。会計パッドには4つ以上の列があり、各列はページの下に伸びる二重線で区切られています。手書きによる混乱を最小限に抑えるために、パッドは各桁にスペースを空けて薄緑色または白色のストックで印刷されることがよくあります。パッド上の線は、売上や在庫取引などの取引を反映しています。
ジャーナル
仕訳帳は、手動の会計処理を容易にするために使用されます。これらは特定のプロセスのための特定の目的のパッドです。たとえば、現金でのすべての入金取引についてジャーナルを作成することができます。売上げが発生すると、その取引は単一の明細として仕訳帳に書き込まれます。週または月の終わりに、取引を合計して総勘定元帳に仕訳伝票を1つ入力します。売上への貸方と現金への借方です。
エラー
手動会計システムを使用する場合、効率的な方法でエラーを見つけて修正するための戦略が必要です。一般的に、試算表をコンパイルするとエラーが発生しますが、それは均衡していません - 借方と貸方は等しくありません。この場合、仕訳帳と仕訳入力の残高が正確であることを確認してください。あなたは電卓テープを実行し、合計が正しいことを確認して、ジャーナルと総勘定元帳の各ページにそれを添付することができます。また、トライアルバランスの妥当性を確認し、最後のトライアルバランスと数値を比較して、間違いと思われる違いを探します。
