ケータリング提案はあなたとあなたのクライアントが議論してきたメニューと用語を要約します。これはケータリング契約を作成するための予備ステップです。ケータリング契約は法的拘束力がありますが、ケータリング提案は予備的な文書であり、追加交渉を通じて変更することができます。ケータリング契約はメニューと用語の最終版ではありませんが、それでも可能な限り最新かつ有用な情報を持つべき真剣な文書です。
クライアントと話す
ケータリングプロポーザルを書くために必要な情報を集めるために、クライアントとの予備会話を予定します。メニュー、予算、食事がメッキされるのかビュッフェとして出されるのかなど、その他の要件について尋ねる。この会話をする前にチェックリストを作って、あなたが自分の基地をカバーすることに自信を持てるようにしましょう。このディスカッションの目的は、最終的なメニューや取り決めを確定することではなく、クライアントの潜在的なニーズについてできる限り学ぶことで、提案でそれらに対処できるようにすることです。あなたはこの会話をEメールでも行うことができます。これはあなたができないことを明確にする良い機会でもあるので、顧客がチョコレートの噴水や氷の彫刻のようなあなたのサービスの範囲外の何かを望んでいるなら、あなたはあなたの時間と手間を省くことができます。それは明らかに初心者ではないという提案です。
メニュー提案を作成する
あなたの会話に基づいて、メニュー提案をドラフトします。あなたのクライアントが気分が悪く、詳細に特に興味がないようなら、可能なメニューのために1つか2つの選択肢だけを提示してください。クライアントが食べ物に興奮しており、調味料や食材について質問した場合は、より多くの選択肢や情報を含めてください。クライアントが予算について懸念を表明した場合は、最低限の最低価格でできることと少し余分なお金でできることを示す複数の価格設定オプションを含めます。あなたは可能なメニューパッケージとして、または可能性のあるアドオンを含む飾り気のない食事としてこの情報を提示することができます。
たとえば、クライアントがタコスバーを望んでいる場合は、米、豆、細切りキャベツ、サルサ、チーズ、タンパク質1つを使って、1頭あたり10ドルの基本オプションを提供できます。中レベルのオプションでは、タンパク質とロースト野菜を加えれば、1人当たり15ドルを稼ぐことができます。そしてデラックスオプションは、一人当たり19ドルで3番目のタンパク質、グアカモーレと複数のチーズとサルサのオプションを持つことができます。代わりに、1人あたり15ドルのグリーンサラダと一緒にビーガンラザニアを提供するか、または牧草で育てられた牛肉と1人あたり20ドルのためにサラダを提供することができます。
人件費
あなたの人件費はあなたが顧客に見積もった価格の33パーセント以下でなければなりません。オフサイトで食品を準備するための製造コストを含める。提案されたメニューの価格に段取、内訳、サービスの費用も含まれるかどうか、あなたの提案で明示的に述べてください。これらの費用が含まれていない場合は、時間ごとまたはタスクごとのいずれかの方法で最も効果的です。時間単位でコストを表示している場合は、それらにかかると予想される時間の見積もりを入力します。全体の時間に影響を与える可能性がある変数を予想してみてください。たとえば、会場に到着するためにフェリーを捕まえる必要がある場合、フェリーの時間は食事の時間と一致しない可能性があるので、待機に余分な時間を費やすことになります。
料理とテーブルクロス
料理やテーブルクロスを借りる必要がある場合は、料理のレンタル料を含めてください。あなたはこれらを有料で提供することを選択するか、あるいはあなたはマークアップを追加することができます。どちらの方法でも、透明にして、食器をこすったり洗ったりする必要があるかどうかに基づいて、食器の取り扱いに余分な労働時間を含めるようにしてください。あなたが紙皿、フォークとナプキンを提供するならば、それらが価格に含まれているかどうかまたはそれらのために追加料金があるかどうか指定してください。チェーファー、クーラー、コーヒー壷などの機器を借りる必要がある場合は、これらの価格をプロポーザルにも含め、マークアップがビジネスにとって意味のあるものであればそれも含めてください。
条項
ケータリング契約に、顧客の支払い方法に関する情報を含めます。あなたは、契約に署名したときに、日付を固定し、あなたが食材の代金を払うのを手助けするために、保証金を求めることができます。この預金は、一定額でも初期見積もりの割合でもよい。また、人数に関する最終情報が必要な場合、および最終支払いが必要な場合についても指定します。
