チームブリーフィングは、組織内のさまざまな部署やグループに情報を広めるために使用される効率的な会議です。最も適切な情報は時間を無駄にせずに発行する必要があるため、説明会を実施するには、できる限り整理され、設定された議題を持っている必要があります。収まらないその他の情報は、別の会議に保存できます。説明会では、適切に構成されていれば、メンバーはアイデアや最新情報を提供することもできます。
各トピックについて具体的な時間で議題を作成します。議題は全員の作業を継続するのに役立ち、事前にブリーフィングで何を期待すべきかを知ることを可能にします。あなたの議題に重要で適切な情報だけをリストしてください。議題の最後にグループディスカッションの時間を取ってください。
電子メール、ファックス、または電話で事前に出席者に連絡して、会議で話し合う資料を用意できるようにします。あなたは、さまざまなメンバーがブリーフィングのさまざまな部分に貢献できるようにすることができます。彼らに準備のための十分な時間を与え、また彼らに提供する情報が簡潔であなたの議題の割り当てられた部分に合うようにそれらに時間枠を与えました。
組織や部門の進歩など、良い知らせをもって会議を始めましょう。今後実施される予定の方針や手順について話し合う。あなたが提示する将来の計画に不可欠な個人を選び、また次のブリーフィングの前に満たさなければならない達成可能な目標を挙げてください。
議論される可能性がある未解決の質問や懸念には、追加の議事録を割り当てます。あなたが最初にあなたの議題を起草するとき、あなたはそれらの主題を予想しなかったかもしれません。追加の時間はまたメンバーが次のブリーフィングセッションによって特定のタスクを達成することを妨げるかもしれないどんな欠陥または問題についてもあなたに知らせることを可能にします。
