完了した会議アクション項目を割り当てる方法

会議中にタスクが割り当てられ、会議外で完了した場合、会議またはプロジェクトはより成功します。会議の行動に3W（What、Who、およびWhen）という単純な式を使用することで、会議の時間外および予定時間外に生産的な作業を実行できる可能性が高まります。適切な行動の割り当ては、フォロースルーに関連する問題を減らすことができます。適切な行動の割り当ては、問題に対する優れたアイデアと解決策のテスト、および会議中に行われた決定の実行に役立ちます。

あなたが必要とするアイテム

紙またはマーカーボード
ペンまたは乾式消去マーカー

会議の終了前に、会議中に確認された操作を確認し、追加の作業も必要かどうかを判断します。アクションは何から始まります。「素晴らしいプロジェクト結果を達成するために必要な行動は何ですか？」とグループに尋ねます。これは、何をする必要があるのか、そしてなぜそれがプロジェクトまたはチームにとって重要であるのかをグループが理解するのに役立ちます。行動項目を表現する際には、必ず行動動詞を使用し、行動が正しく完了したとみなすために実際に必要なことについてある程度詳細に説明する準備をしてください。

それから、WHOに移動して、グループに「これらの行動を実行するのに最適な人はだれですか」と尋ねて、それぞれの行動を実行します。各行動は誰かに与えられなければなりません、さもなければそれはされません。このWhoは、割り当てられた行動を実行するために必要なすべての活動に対して責任を持ち責任を負うことに同意するチームまたはプロジェクトメンバーです。その行動は、最も資格のある人またはサブチームに割り当てることができます。あるいは、会議の誰かがその行動を自発的に行うことができます。行動が会議外の誰かに割り当てられている場合、会議の誰かが会議に参加していない人に割り当てられた行動を説明する責任を負うべきです。

行動をやめて会議の延期に進む前に、WHEN部分を実行してください。グループに「私たちがプロジェクトを予定通りに終わらせるために、これらの行動はいつ予定されているのですか」と尋ねます。各アクションの期日は、チームまたはプロジェクトが作業を完了するためにアクションが完了しなければならない実際のカレンダー日である必要があります。この日付を空白のままにしたり、できるだけ早く記述したりしないでください。日付を割り当てることで、アクションを実行している人は他の作業で新しいタスクをスケジュールすることができ、アクションがそれよりも前にグループの希望日までに完了できない正当な理由があるかどうかを判断できます。遅れた。

会議の後、3Wの行動を会議の記録に入れ、会議に出席した人または行動を受けた人全員に配布します。これには、すべての行動と責任を負う人物、および行動がいつ行われるかが記録されます。