レポートは、ビジネスの世界で情報を分散させるための最も一般的な方法です。事実報告は、状況を分析して説明し、大量の正確なデータを含みます。成功したレポート作成者は、レポートを作成することがプロセスの終わりに過ぎないことを知っています。彼らは彼らの報告を計画し、彼らはその目的と誰がそれを読むことになるのかを考え、そして彼らはそれに何を入れるべきかそしてどのようにそれを効果的に組織するかを決める。効果的に書かれ、よく提示された事実報告は、慎重に計画されたプロセスの結果です。
読者を特定し、目的を設定する
読者の知識を考慮する
読者がすでに知っていることを検討してください。実際のレポートにおける一般的な問題は、読者の知識を過大評価したり過小評価したりすることです。専門用語で人々を圧倒したり、単純化した情報で彼らを退屈させたりするのは簡単です。読者がどれだけ知っているかを調べ、適切なレベルの知識でコミュニケーションをとるようにしてください。
読者の興味を理解する
読者の立場について考えてください。読者は特別な興味、好きまたは嫌いを持っているかもしれません。読者が本当に欲しいものを理解してください。彼らの態度に訴えるような報告書を配達するか、読まれないかもしれません。内容についての先入観に基づいて、レポートを読んでいる人がそうするかどうかを考えてみてください。
読者が必要とする知識を決定する
読者が必要とする事実上の知識を決定します。背景情報を提供する必要がある程度、または技術用語を定義する必要性を考慮してください。
望ましい事実を考える
読者が学びたい事実を見てください。あなたが提示している事実データがこれをどのようにもたらすのか考えてください。時々、プロセスは報告が全く必要ではないか、または目的が別の方法で最もよく達成されることができることを示すかもしれません。
材料、構造および様式
慎重に材料を選択
素材を慎重に選択してください。それを簡単に保ち、あなたの結論を正当化しなさい。できるだけ単純化してください。無関係なものを捨て、本質に焦点を当てる。あなたの結論を事実で正当化し、あなたがそれらを見つけた場所を述べなさい。あなたの読者が同じ結論にたどり着くことができるように、事実を論理的で一貫したケースに組み立てなさい。
レポートの構造を計画する
レポートの構成を計画します。事実は読者をあなたの結論に導く一連の指示であるべきです。レポートを主要なセクションに分割することから始めます。このようにして、すべての主題を細分化することができます。これらの細分がレポートの見出しになることがあります。
あなたが持ち出したいすべてのポイントの各見出しの下にリストを作り、あなたがそれらをサポートするのに必要であろう情報に注意してください。目的に合った論理的な順序でポイントを配置してください。
適切なスタイルを適用する
適切なスタイルを適用してください。報告は厳密な慣習に従いますが、個人的なスタイルの余地があります。効果的な報告書は製図と書き直しのプロセスを利用します。読者になじみのある用語を選択してください。専門用語は他の専門家にとっては有用ですが、他の人にとっては混乱します。
適切なプレゼンテーション手法を利用する
適切な表現方法を利用する。レポートには、データを表示するための表、グラフ、棒グラフ、またはその他の図が含まれています。
報告書作成の慣習に従う
タイトルページを準備する
タイトルページを用意するこれは通常、タイトル、サブタイトル、日付、作者の名前、そして会社内での地位を含みます。また、誰が事実報告を受けているかも示します。それはまた、参照番号または他の形態の分類を運ぶことができる。
要約を書く
要約を書く。レポートが長い場合、これは特に必要です。それは忙しい人たちにそれを全部読む必要なしに報告の要点を与える。魅力的な要約は、レポート全体を読むように人々を動機付けることができます。
目次ページを含める
目次ページを含めるこれは主要なセクションまたは章、サブセクションと付録をリストする別のページです。それはまたページ番号を与え、セクション間の関係を示すべきです。
紹介を書く
事実報告の目的を説明するために序論を使用する。これは背景情報を与えて、それが必要である理由を説明します。序論は、報告書の目的、それが書かれている人々、およびその範囲を述べています。
レポートの本文を整理する
レポートの本文を整理します。これはあなたの詳細な事実と調査結果を含み、それらがどのようにして到着したかを示し、そしてあなたがした推論を示します。あなたの結論を伝えなさい。あなたの報告の主な事実上のポイントを要約し、それらについての検討された評決を提供しなさい。
ヒント
-
対象読者向けに書かれた他のレポートのコピーを入手してみてください。これはあなたにあなたに何が期待されているのか明確な考えを与えるでしょう。
