雇用者として、あなたは人事ファイルで維持されるべき情報の種類を規定する州と連邦の法律を知っている必要があります。必要な人事文書の中には、従業員の個人的な連絡先情報、勤務状況、給与情報、および実績情報が含まれています。
雇用情報
人事ファイル内の雇用情報は、通常、雇用申請または新規採用書類の形式で提供されます。このファイルには、従業員に送付された求人レターのコピー、および従業員が会社の従業員ハンドブックのコピーを受け取ったことを確認するための従業員からの署名入り領収書も含まれる場合があります。従業員の人事ファイルには給付を目的として生年月日を含める必要がありますが、個人を雇用するかどうかを判断するために使用するためにこの情報を取得することは違法です。
仕事の状態
勤務ステータスは、従業員が米国で働くことができることを証明する法的文書です。職場での身分証明として、従業員の人事ファイルに従業員の社会保障カードのコピーを含める必要があります。従業員が米国市民でない場合は、記入済みのI-9フォーム（W-4フォームに相当する米国以外の市民）、従業員のパスポートのコピー、および従業員の就労ビザのコピーを含める必要があります。従業員の人事ファイルにあります。
給与計算
人事ファイルのもう1つの主要コンポーネントは、給与に関するものです。雇用主は最新の連邦政府によるW-4税務フォームを維持しなければなりません。 W-4フォームとともに、従業員ファイルには、従業員が勤務している給与期間のタイムシートも含めることができます。従業員が自分の賃金から合法的に得られたお金を持っている場合は、裁判所の命令または規定の写しも人事ファイルに含まれていなければなりません。
パフォーマンス情報
業績評価は、従業員の人事ファイルのもう1つの不可欠な部分です。これには、従業員の職業上の目標とその上司または上司によって書かれた業績評価のコピーを含めることができます。適切な場合、人事ファイルには、従業員が会社に勤務している間に受けた懲戒または警告も含まれています。
州税情報
あなたがあなたのビジネスを運営している州が州税を持っているならば、あなたは源泉徴収税のためにW-4フォームを維持することを要求されます。連邦W-4納税申告書と同様に、州書式は、従業員の給与からの適切な控除のため、およびIRSによる監査の場合には、従業員要員ファイルに最新の状態に保たれ、保持されるべきです。州税務機関。
