買掛金のバッチ処理は、支払われる請求書をまとめてグループまたはバッチにまとめ、各受取人の個別の仕訳入力とは対照的に、請求書のバッチ全体について会計記録に1つの入力を作成するプロセスです。バッチ処理は、ジャーナル項目を減らすために使用される一般的な技法であり、会計情報システムがより効率的に機能するのに役立ちます。しかし、バッチ処理にも欠点があります。
トランザクションの削減
買掛金取引のバッチ処理の主な利点は、会計システムのエントリ数が減ることです。多数の低ドル取引を持つ企業は、経費勘定科目で何千もの借方と貸方をすぐに見ることができます。買掛金元帳のこのレベルの詳細は不要であり、コンピュータ化された会計システムに処理負担を生じさせる。毎日または毎週トランザクションをバッチ処理することで、この負担は軽減されます。
監査証跡の作成
取引が日次でまとめられ、支払いが電信で行われる場合、銀行取引明細書は日々の取引合計を頻繁にリストするので、経理監督者は日々の現金払い出し額を銀行取引明細書の現金流出に合わせるのは簡単です。さらに、支払われた請求書を無作為に選択してバッチおよび銀行取引明細書にトレースし、記録された金額が正確であることを確認することができます。
クイック分析
毎日および毎週の取引のバッチ処理により、会計士は日ごとの支払い金額の傾向をすばやく分析できます。各支払いバッチは同じ時間単位を表します。異常値は、毎日のバッチ合計をリストし、高額または低額を調べることで簡単に見つけられます。ただし、バッチ処理を行うと、個別に異常なキャッシュアウトフローを個別に検出することが難しくなります。会社が承認なしに大量の現金支払いを行うことを懸念している場合、監督者は大量の二重署名を含めるようにポリシーを設定することができます。
和解の難しさ
売掛金のバッチ処理の潜在的な欠点は、調整が難しいことです。会社の会計士が各取引を構成する取引の記録に熱心でない場合、支払いの照合は不可能ではないにしても困難になる可能性があります。この弱点があると、従業員が詐欺を犯したり、ベンダーが支払いを受けたことに異議を唱えることが容易になる可能性があります。
