ビジネスレターには、レター内の情報を再開する添付ファイルを含めることも、理解を深めるための詳細を追加することもできます。接続という用語は、エンクロージャという用語と頻繁に置き換えられます。それらの類似点にもかかわらず、それらは全く同じものではありません。この2つの違いとビジネスレターでそれらを引用する方法を理解すると、よりプロフェッショナルに見えるようになり、競争上の優位性も得られます。
ヒント
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ビジネスレターで添付ファイルまたは同封物を引用する場合は、添付ファイルまたは文書名を括弧内に書き留めてください。
添付ファイルと同封物
まず、添付ファイルと同封物の違いを理解してください。どちらもより多くの情報と追加のリソースを提供することを可能にしますが、それらは異なるものを表します。
その名前が示すように、添付ファイルは手紙に添付された文書またはファイルです。それは重要なポイントを強調したり、より多くの情報を提供したり、あなたの声明を裏付けるので、それは手紙の一部であると見なされます。手紙を書くときは、添付書類を参照してください。たとえば、契約書を添付して、その内容に関連する情報とともに契約書にレターに記載することができます。
一方、同封物は別々の文書です。たとえば、新しいパートナーにビジネスレターを送信する場合は、パンフレット、市場調査、または比較表を同封することができます。この文書をレターで参照する必要はありません。選択はあなた次第です。
テキスト内の添付ファイル
テキスト内の別の文書からの情報を引用する場合は、郵便または電子メールのいずれかの通信でかっこを使用してください。添付ファイルまたはドキュメント名をかっこ内に書き留めます。手紙が電話による苦情を参照していると仮定すると、引用には以下のような苦情文書の名前が含まれます。（同封：Customer Service Journal、1/5/2017）。
本文引用により、レターの内容に追加情報が追加されます。引用はスプレッドシートデータ、トランスクリプトまたは他の手紙を参照するかもしれません。文書を説明する読みやすいファイル名を使用してください。文書が印刷されている場合は、同じ方法でタイトルを付けます。 「添付ファイルA」のように、添付ファイルをアルファベットで割り当てることもできます。
複数の添付ファイルを参照する方法
添付ファイルの本文引用を使用することに加えて、手紙の最後に添付ファイルを読者に思い出させます。左下隅の署名者名の下に、「添付ファイル」と入力します。すべての添付ファイルの名前をレターの最後にリストすることはオプションですが、特にそれらが多数ある場合は、それをお勧めします。これは受信者に何を期待し、どのファイルを最も必要としているかについてのより良い考えを与えます。
エンクロージャの使い方
実際の本文ではエンクロージャーは頻繁には言及されていませんが、これは厳密な規則ではありません。同封物がビジネスレターまたはメモに引用されている場合は、添付ファイルについて説明したのと同じ方法を使用してください。エンクロージャの例には、履歴書またはアプリケーションが含まれます。これらのファイルは、左下余白に沿って署名者の印刷名の下の文字の最後に参照されています。
1つのエンクロージャには「エンクロージャ」、複数のエンクロージャには「エンクロージャ」を使用します。同封物のように、含まれるアイテムの総数を追加することも可能です。4.文書にレターで引用されているが実際には同封されていない場合は、これを「w / oエンクロージャー」として書き留めます。
推奨政府フォーマット
政府の通信では、ビジネスレターとメモを区別することがあります。文字では、引用は「エンクロージャ」と呼ばれ、メモでは通常「添付ファイル」と呼ばれます。これらの文書は、多くの場合、「添付ファイルA」などの割り当てられたアルファベットに従ってテキスト内で参照されます。
たとえ2ページ目が適切にそうするために必要であっても、すべての添付ファイルまたは同封物をリストしてください、「添付ファイル：ページ2」を述べてください。参照されている文書が利用できない場合は、 "w / o encl"を含めることでこれに注意します。受信側に、文書が利用できないため同封されていないことを知らせるため。テンプレートの詳細や独自のフォーマットガイドラインについては、特定の政府機関に確認してください。
