プロポーザルレターライティングは、プロポーザルをショートレター形式で作成する方法です。サービスの提案は、見込み客からの説得力のあるビジネス勧誘です。潜在的な顧客に対してサービスを提案する前に、重要な調査を実施する必要があります。一般的な文字、または顧客の未解決のニーズに対応していない文字があると、その文字はすぐにごみ箱に溜まります。提案書を成功させる秘訣は、明確な簡潔な執筆、および用語、利点、予算の簡潔な説明です。
対象となる顧客を特定し、詳細な調査を行います。現在使用されているサービス、年間で支払われた価格、現在のサービスに対する満足度など、過去のサービス関連費用を調査します。そのような調査は独立した調査会社を雇って短い電話の間に同様の質問をすることによって完了することができます。あなたのビジネスがこのサービスニーズをどのように満たすことができるかを調べてください。自社のサービスを他のサービスよりも一般的に使用することの利点を確認します。
あなたの提案の範囲を1〜2文にまとめてください。要約には、あなたの組織の名前、あなたがしていること、あなたがどのようにユニークであるか、顧客があなたのサービスについて期待できること、予想される価格と結果を含めるべきです。
あなたがクライアントに近づいている理由を説明してください。 「昨年、文書管理サービスに9,000ドルを費やしたことがわかりました。この情報は、Independent Survey Companyが最近実施した調査から収集したものです。」など、クライアントについて知っていることを確認してください。
クライアントの問題を説明してください。彼が払いすぎているのなら、どうやってそしてなぜ説明しなさい。彼がサービスを利用していない場合は、なぜ彼が必要としているのか説明してください。あなたの主張を裏付けるために統計を提供するか結果を調べてください。クライアントがあなたのサービスを利用することからどのように恩恵を受けるかを特定します。
提案されたサービスを達成するためにあなたのビジネスの能力を要約してください。あなたが使用する方法論、テクニック、製品、従業員のスキルレベル、そしてサービスを提供する際の主な目的を説明してください。 「私たちは競合他社より優れている」と言わずに、競合他社とどのように大きく異なるかを明確に定義します。
予想コストを顧客に提示して価格設定について話し合います。顧客が追加できる追加サービスとそれらの追加サービスのコストを伝えます。
クライアントに感謝して手紙を閉じます。あなたの手紙に返答するか、さらに問い合わせるためにクライアントの名前と番号をリストしてください。会社の最上位機関の名前と署名で手紙に署名してください。
