議題は、会議中に紹介され議論されるトピックのリストです。議題は、政府機関、非営利団体、および企業での会議など、多くの会議に役立ちます。議題には、通常、前回の会議の議事録やメモの読み方、関連する発表、話し合いのためのトピックの見直し、ロールコールが含まれます。アジェンダはセットアップに時間がかかりますが、長期的には時間とリソースを節約できます。
完全なディスカッションゴール
議題はディスカッショントピックの概要を提供します。概要は、主催者または会議のメンバーが重要なトピックの紹介を忘れることを防ぎます。すべてのトピックが徹底的に議論されると、会議の外で急いで計画を立てる代わりに、会議中にグループとして貴重な決定を下すことができます。さまざまな観点からの入力および提案は、メンバーによるパフォーマンスの質を向上させます。
重要なニュースの伝達を支援
アジェンダは、重要な出来事、目標、そして課題についての発表を通して会員に知らせる機会を提供します。議題により、組織内の全員にアクセスできない可能性があるメンバーは、重要なニュースを発表し、興味のあるニュースを聞くことができます。議題がなければ、発表はすべてのメンバーに伝達されないかもしれず、それは混乱と憤りを招く可能性があります。議題はまた、メンバーが進捗状況を確認し、現在の会議の焦点を絞るのを助けるために、以前の会議を要約したものです。
貢献する機会を平等に提供する
議題は一般的に次の会議で議論されるべき項目に言及する。これにより、メンバーは会議の前にディスカッショントピックを熟考することができます。多くの会議では、率直なメンバーは参加したがっていますが、予約された個人はより躊躇するかもしれません。しかしながら、何が議論されるのかを知っていることは、会員が興味のあるトピックを研究し、トピックが彼らの領域にどのように当てはまるかについて考え、そして会議で思慮深く質の高い貢献をすることを可能にする。
会議を開催
議題は最も重要な活動を優先し、生産性を高め、そしてメンバーを集中させます。議題が存在するだけでは正式な雰囲気が生まれ、メンバーが時間を無駄にすることは避けられます。議題はモデレータを準備し、一貫性と組織化を奨励します。議題はまた目的を設定し、メンバーに目標を与えます。これにより、会員の考え、会議の方向性、会議後の行動が整理されます。
アーカイブへの貢献
過去の議題のコレクションは、組織の進捗状況を見るための、外部および内部の機関、組織、そして一般の人々にとって理想的な記録です。文書化は、一般市民や組織のメンバーが過去の決定を評価し、過去の出来事や重要な人物を思い出させ、実行可能な目標を策定するのに役立ちます。ロールコールはまた出席を数え、会議への貢献を検討することによって管理が最も熱心なメンバーを決定するのを助けます。これは、どのメンバーを宣伝したり、一般の人々に対処する役割を割り当てたりするかについての決定に役立ちます。
