エグゼクティブサマリーの作成に伴う最大の課題は、あなたが言いたいことがたくさんあるときにそれを短くすることです。要約の背後にある考え方は、読者に詳細をあふれさせるのではなく、彼がより長い報告を読み始める前であってもあなたのプロジェクトや提案を売ることです。これは簡単な文書を非常に重要にします、そして時々視覚的な訴えはあなたの実際の言葉と同じぐらい多くを数えることができます。
要約が必要かどうかの判断
あなたのプロジェクトはエグゼクティブサマリーを全く必要としないかもしれません。プロポーザルを送信するよう依頼された場合、プロポーザルのリクエストはサマリーが不要であることを示している可能性があります。それが要約を要求するならば、それはあなたが何を含むべきであるかを詳述するかもしれず、これはそれをフォーマットしそして書くことをずっと容易にするでしょう。
長さの決定
あなたが書いてフォーマットを始める前に、それはあなたがあなたの主要なポイントを伝えるためにあなたが自由に使えるページ数を知っておく必要があります。コロラド州立大学では、要約は10ページ以内、または報告書全体または提案全体の長さの10パーセント以内にすることをお勧めします。しかしテキサスA&M大学はあなたの提案または報告の5％を超えないように助言する。それはある程度あなたのプロジェクトの性質に依存します、しかしあなたのレポートの全ページを集計して、それの5〜10パーセントの間のどこかに来ることを計画します。
コンテンツを整理する
作業するページが10ページに満たない場合は、情報を最も効果的に整理することが最も重要です。あなたのレポートや提案の目的を説明しながら、紹介から始めましょう。そこから、あなたの紹介で提起された問題へのあなたの目的や解決策を説明するために移動してください。必要に応じて、自分の目的を裏付ける調査結果を調査するためのセクションを設けてください。プロジェクトをどのように実装するのかを説明します。これにいくつかのステップが含まれる場合は、箇条書きでそれらを細かく分けてください。それからあなたの推薦をし、短い売り上げ高でまとめなさい。
コンテンツのフォーマット
要約の長さは重要ですが、プロジェクトの目標を達成するために、できるだけ多くの単語をページに詰め込むという誘惑を避けてください。要約を最初に見たときに読者に負担をかけないように十分なスペースを空けてください - 言葉でぎゅうぎゅう詰めされたページは気が遠くなる可能性があります。短い段落をヘッダーと箇条書きで区切って使用します。各セクションに複数の段落を含めないようにしてください。各ヘッダーの横に、レポートのどのページにそのセクションで説明している内容に関するより詳細な情報が含まれているかについての参照を含めることができます。連絡先情報を最後に含めてください - 読者がすぐに連絡を取りたい場合は、この情報について彼があなたの報告を調べなければならないようにする必要はありません。目立つようにこれを中央揃えにします。
