Googleドキュメントは、企業が勤務スケジュールを公開するために使用できる強力なファイル共有ツールです。これは、Googleドキュメントで直接スケジュールを作成することで実現できます。従業員の勤務スケジュールを定期的に発行すると、勤務スケジュールに気付かなかった従業員がシフトを発見することにつながる可能性がある誤解を防ぐことができます。
無料勤務スケジュールテンプレートを使用する
Google Docsには、無料ですぐに使えるテンプレートの巨大なライブラリがあります。テンプレートにアクセスするには、新しいGoogle Docs文書を開き、「作業スケジュール」という単語でテンプレートを検索します。雇用主は週単位で発行するため、ほとんどの従業員の勤務スケジュールは週ごとの形式を使用します。スケジュールのニーズを満たすテンプレートがない場合は、別のプログラムでカスタムスケジュールを作成してください。
カスタムスケジュールを作成する
Googleドキュメントと同様に、Google Sheetsには管理者がカスタマイズできるテンプレートがあります。 Template GalleryメニューのSheetsでこれらを見つけてください。リストからスケジュールを選択して、テンプレートデータをスケジュール日と従業員名に置き換えてフィールドをカスタマイズするだけです。不要な行と列を削除します。
新しいファイルを開いて最初からスケジュールを作成します。メインページの新しいスプレッドシートを開始をクリックし、ヘッダーを使用してドキュメントに "Weekly Schedule"またはその他の名前を付けます。最初の行を使用して、スケジュールがカバーする日付を定義します。
次に、横の列ヘッダーに曜日を表示し、行にシフト時間を表示するグラフを作成します。対応するシフトボックスに従業員の名前を入力します。適切なファイル名でファイルをGoogleドキュメントに保存します。
従業員の権限を管理する
雇用主は、従業員にスケジュールを読み、おそらくファイルをダウンロードしてパーソナルコンピュータまたはデバイスに保存することを望んでいます。ただし、従業員はスケジュールを編集できません。デフォルトでは、Googleドキュメントでは、従業員は自分に共有されているファイルを読み、ダウンロードすることができます。
アイコンをクリックしてファイルを共有するには、人物のシルエットと、「共有」を表すプラス記号を付けます。ファイルを共有したい従業員のEメールアドレスを入力してください。文書が読み取り専用であることを確認するために、Eメールリンクを送信する前に許可を確認してください。
許可については、「編集可能」ではなく「表示可能」を選択してから、「共有」ボタンを選択して従業員のスケジュールを公開します。従業員には、新しいスケジュールが公開されたことを知らせる電子メールが届きます。電子メールにはスケジュールへのリンクが含まれています。
定期スケジュールを設定する
スケジュールのテンプレートを保持すると、毎週のスケジュールが簡単になります。スケジュールを公開し、電子メールですべての従業員と同時にそれを共有するための標準的な日時を設定します。
「1月15日シフトスケジュール」のように、スケジュールファイルにわかりやすい名前を付けます。これにより混乱が軽減され、従業員はスケジュールの不一致や問題に素早く気付くことができます。スケジュールの変更について、従業員に希望の通知を提供することを要求する会社方針を作成します。
