今日、多くの企業や州の機関が経費勘定を償還計画に置き換えています。この償還計画は、承認された支出以外の理由で従業員が企業または州の経費勘定を使用することを防ぎます。ただし、領収書に記載されている品目を追跡することは困難です。時々、個人的な経費が業務上の経費と混ざり合って、あなたは問題を報告して、あなたが公式の業務のために負っているという払い戻しだけを受け入れることに対して責任があります。これが起こるとき、あなたは領収書を説明して、どの経費が払い戻される必要があるかを明確にするために手紙を書くように求められます。
日付を入力して文字を始めます。行をスキップして、担当者の名前と役職、会社名、および会社の住所を別々の行に入力します。別の行スペースをスキップして「Dear Ms./Mr。（Last name）」と入力し、続けてコロンを入力します。
あなた自身を識別し、あなたの手紙の目的をすぐに説明してください。たとえば、「私の名前は経理部のジル・ハリソンです。最近の出張に関連したアクロンへの出張からの領収書について説明し、どの項目を払い戻しする必要があり、どれが不要なのですか。払い戻し。」
払い戻しが必要な費用を番号付きリストで詳述し、払い戻しを処理する人を支援するために適切な受け取りおよび受け取りの日付を参照します。 1日あたりの食料、宿泊費、またはその他の品目に特定の金額のみが割り当てられている日当ベースで組織が機能している場合は、1日あたりの支出を分割して、プロセッサが日当あたりの金額を下回るかどうかを確認できます。
あなたの個人的な経費である領収書に現れた経費をリストしてください。あなたはこれらが何であるかを説明する必要はなく、ただそれがあなたの個人的な責任であると述べてください。これらの経費も合わせてください。あなたの会社や組織はまた、これらの私物に関連する関連する税金を払い戻し額から取り除くようにあなたに求めるかもしれません。
あなたが払い戻されるべきものの最後に、あなたが払い戻しを拒否しているものの合計と共に、合計を提供してください。これら2つの数字は、領収書の合計金額になります。払い戻しを要求している金額と払い戻しを拒否している金額を入力します。多くの組織では、法的な理由からこれらの記述を明確な言葉で表現することを要求しています。
処理担当者に時間をいただき、領収書を整理しなければならないという不便をおかけして申し訳ありません。領収書の請求についてご質問がある場合は、職場の電話番号とEメールアドレスを入力してください。
"Sincerely"と入力して文字を閉じ、3行のスペースをスキップします。氏名と役職を入力します。会社のレターヘッドに文字を印刷し、入力した名前の上に自分の名前を署名します。手紙と領収書の両方のコピーを作成し、あなたの記録のためにそれらを保管してください。払い戻しを処理する担当者に手紙を郵送してください。
