バーチャルアシスタントは、社内秘書、管理アシスタント、および事務スタッフに似た事務およびさまざまなサービスを提供する独立した請負業者として機能します。彼らは一般的にファックス機、コンピューター、机、プリンター、インターネットアクセスを備えた本社で働いています。仮想アシスタントに必要なソフトウェアの種類は、業界によって異なります。すべての仮想アシスタントは、サービスを提供しビジネスを管理するために一般的なソフトウェアのセットを使用します。
デスクトップパブリッシング
デスクトップパブリッシングソフトウェアには、ワードプロセッシング、プレゼンテーション、スプレッドシート、およびデータベースソフトウェアが含まれます。マーケティング業界で働くバーチャルアシスタントは、チラシ、ウェブサイト、はがき、招待状、およびさまざまな種類の出版物を作成するための出版プログラムを必要とします。その他の要件には、ワープロソフト、スペルチェックおよび文法チェッカー、シソーラス、辞書、および言語翻訳プログラムに含まれるアドオンが含まれます。
転記
書き起こしは口述と録音の口述から成ります。転記ソフトウェアプログラムを使用すると、録音した通信を簡単に再生できます。仮想アシスタントは、録音を停止、開始、巻き戻し、一時停止することができます。記録されたトランスクリプトをそのまままたは圧縮ファイルとして電子メールで送信できます。 2011年現在、一般的なフォーマットにはMP3およびWMVがあります。いくつかの録音ソフトウェアプログラムは異なるフォーマットと互換性があります。
簿記
バーチャルアシスタント事業を運営するには、簿記および請求ソフトウェアが必要です。簿記担当者を専門とするバーチャルアシスタントは、オールインワン簿記システムを使用する必要があります。これらのアシスタントは、請求書、見積もり、提案を作成できます。支払いを記録する。 1つのプログラムまたは異なるデスクトップパブリッシングソフトウェアプログラムを使用して作業時間を追跡する。
コミュニケーション
通信ソフトウェアも仮想アシスタントにとって必要不可欠です。利用可能なファックスと電子メールソフトウェアは、個人化と既製のテンプレートを提供します。仮想アシスタントは、自分のビジネスイメージに合ったテンプレートを作成することを選択できます。インターネット電話サービスを使用すると、長距離電話料金および毎月の電話料金のコストが削減されます。電子メールおよびファックスプログラムをオンラインで使用するには、インターネット接続が必要です。
