コンピュータ化された会計システムはごく普通になってきたので、手書きの台帳と古い学校の機械を追加することだけに基づいて現代の代替手段を想像するのはほとんど意味がありません。しかし、コンピュータ化された会計に過度に依存するようになるのは簡単です。テクノロジソリューションをより深く掘り下げる前に、マシンとソフトウェアプログラムがすべてのデータを保存し、本質的な数値関係を計算することを可能にする潜在的な落とし穴について検討してください。
情報の質
コンピューター化された会計システムが提供する情報の質は、入力した情報の質によって異なります。小切手、領収書、請求書をすべてQuickBooksに入力できますが、業務の複雑さを正確に反映するようにQuickBooksの勘定科目表を設定していないと、部分的または不適切な情報しか得られません。たとえば、オンライン小売業者、レンガ造りの店舗、顧客への直接販売など、複数の種類のアカウントを扱うビジネスでは、これらのカテゴリを別々に追跡しない限り、会計データは特に意味がありません。
人間的要素
コンピュータ化された会計システムは合計を計算しそして情報を記憶するために技術を使用するけれども、このデータは人間によって入力されなければならず、そしてこれらの人間は訓練されなければならない。ソフトウェアプログラムに関するトレーニングスタッフは高価になることがあり、コンピュータ化された会計システムは時々毎年変わるので、知識は定期的に更新される必要があります。間違いは学習曲線のさまざまな段階で発生しますが、互いに重なり合う式を持つコンピューター化されたシステムは、一見単純なエラーを複雑にし、問題の原因をさらに見つけにくくします。
技術コスト
コンピュータ化された会計システムの事実上あらゆる側面は高価です。コンピュータは紙の元帳よりも指数関数的に高価であり、あなたの会計データに必要なソフトウェアは、しばしば毎年更新または更新しなければならないさらなる費用を追加します。また、修理のための資金を借りたり、トレーニングやカスタムソフトウェアのために専門家を雇ったり、あるいは特に複雑な問題を解決する必要があるかもしれません。
セキュリティと永続性
コンピュータ化された会計システムは、サイバーセキュリティ問題に対して脆弱です。クラウドベースのシステムはあなたの会社の情報をハッキングされる可能性のある場所にリモートで保存します。システムが情報を破壊または破壊するウイルスに感染している可能性があります。コンピュータも定期的にクラッシュするため、ファイルのバックアップに特に熱心でない限り、何時間もの作業を失う可能性があります。したがって、コンピュータ化された会計システムは情報を体系化し、迅速かつ効率的に計算を行いますが、それらは誤った安心感を生み出す可能性があります。肝心なのは、システムの直接の知識やあなたの操作の詳細を直接知っていることについて、彼らが完全に頼ることはできないということです。
