外国の領事館にビジネスレターを書く方法

世界中の何百もの外国領事館のどれかにビジネスレターを書く理由はさまざまあります。たとえば、ビザや旅行情報を要求したり、対外貿易の機会について質問したり、外交調査を行ったり、インターンシップのために海外に旅行する学生に推薦状を書いたりすることができます。

あなたが手紙を扱っている人の名前、役職、および住所を特定します。各領事館には、詳細なWebサイトがあり、さまざまな部署へのリンクとともに、人事ディレクトリがあります。連絡先の宛先を特定するのに役立ちます。

領事館にビジネスレターを書くときは、伝統的な商慣習に従ってください。国の国際郵便システムに従ってフォーマットされた、個人の氏名と役職、部署と領事館の住所を使用します。国によって異なるので、領事館のウェブサイトの「お問い合わせ」の項に記載されている指示に従ってください。ハードコピーの手紙を送る場合は、手紙の右上隅に日付を記入してください。電子メールを送信している場合は、あなたの通信の目的を件名に明記してください。

あなたが誰であるか、どこから来たのか、なぜ書いているのか、そして他の人のために書いているのか自分自身のために書いているのかの説明を含む紹介状を書いてください。会社、政府機関、国際機関、または教育機関を代表して書いている場合は、所属を名前で書き留め、役職と資格を述べてください。

簡潔に、しかし簡潔にあなたの通信の目的を概説する簡単な声明を書きなさい。翻訳されたまたは通訳された言語はしばしば二重の意味を持つことができるので、外国の読者によって容易に理解されないかもしれないスラング用語または口語表現を避けるように注意してください。例えば、「私はあなたと基地を接触させたい」というフレーズは、「私はあなたについて尋ねるために書いています…」と置き換えられるべきです。

あなたの手紙を単一のトピックに限定し、あなたが通信から望む結果について具体的にしてください。

感謝のメモで手紙を終えて、あなたがどのように連絡をとることができるかについての詳細を提供してください。フルネームを必ず含めてください。外国領事館宛ての手紙の中で、虚偽または誤解を招く可能性のある、あるいは潜在的に脅威となる可能性のある声明を発表することは絶対に避けてください。

郵便料金の要件と配達予定時間については、最寄りの郵便局にお問い合わせください。あなたの手紙への迅速な返事を確実にするために自己宛名の切手封筒を同封しているならば、あなたが返信封筒の上に適切な量の米国の郵便料金を持っていることを確認してください。