あなたの入札にエグゼクティブサマリーが含まれている場合でも、プロポーザルのすべてのリクエストにカバーレターを含める必要があります。それぞれが異なる目的にかなっていて、それらは良い印象を作り出すだけでなく、あなたがクライアントと仕事の要求の両方を理解することを証明するために一緒に働きます。しかし、カバーレターはミニ提案にならずにクライアントの重要な要件を理解していることをあなたに示すはずなので、書くのがより難しいと感じる人もいます。
正しいトーンを設定する
見込み顧客との関係、そして場合によってはRFPキットの指示によって、その手紙を正式なものとするか個人的なものとするかが決まります。あなたが誠実で誠実である限り、あなたが褒め称えてクライアントに感謝する個別の手紙が最も効果的です。例えば、この機会に「あなたのすべての助けに感謝します」、「あなたの助けと指導は非常に貴重であることが証明されました」などの文章を本文に含めてください。
フォーマットとスタイル
レターヘッドステーショナリーとビジネスレターフォーマットを使用して、レターを3つのセクションに分割します。イントロダクション、本文、そして短いクロージングパラグラフです。多くの人がserifフォントを読みやすいと感じるので、Garamond、Georgia、Times New Romanなどのserifフォントを使用してください。カバーレターを1〜2ページ以内に制限します。
始まり
「私はあなたが約束したプロポーザルです。」または「私はあなたのプロポーザルプロジェクトについてあなたと話すのを楽しんだ」のような簡潔で適切な冒頭文でカバーレターを開きます。 RFPを推進する要件プロポーザルに添付ファイルが含まれているかどうかを読者に伝え、含まれている場合はその内容を簡単に強調表示して、価格見積もりが有効である時間枠を指定して紹介を終了します。
からだ
あなたのビジネスの歴史、資格、またはRFPが要求するかもしれない参照などの必要な情報を手紙の本文に含めてください。レターの残りの部分では、最大4つの主要なクライアントのニーズに対処することに焦点を当てます。たとえば、箇条書きを使用して、製品またはサービスがクライアントの最も重要なニーズをどのように満たすかを要約します。次に、残りの段落の各箇条書きを展開します。
閉じる
最後の段落では、氏名、役職、住所、電話番号、ファックス番号、電子メールアドレスなど、窓口担当者の完全な情報を必ず提供してください。 「次のステップ」や行動を促すこと、たとえば「今週遅くに連絡して質問に答えてください」や「来週あなたにこの提案について話し合う」などの行動を促します。あなたの名前と役職
