あなたの会社の付則を完全に遵守することはそれらの法律が規定するように理事会会議を開催しなければならないことを意味します。メンバーは、これらの集会で理事会がとる行動を管理することはできませんが、会議の進め方についてはほとんど述べていません。法的文書として裁判所が解釈した会議の議事録は非常に重要なので、ビジネスコンサルタントのCarter McNamaraは、「…議事録にないのであれば、それは起こらなかった」と述べている。
管理ヘルプの議題の例を見て、典型的な取締役会で何が起こるのかを調べてください。あなたの会社の文化と目的に合うようにこの議題をカスタマイズしてください。 （http://managementhelp.org/boards/minutes.htm）
会議の議事録を取るために誰か、通常は理事長を任命する。議事録には、McNamaraが推奨する情報を含める必要があります。会社名、会議の開催日時、参加者、参加した動機、参加者が投票できないようにする利益相反、投票の棄権および理由会議は終了し、誰が議事録を作成しましたか。
行動を起こすのに必要な最低限のメンバー数である定足数が存在するかどうかを決定します。シカゴ弁護士会法ハンドブックの下での市民権のための委員会が示唆しているように、定員会には何人の会員が必要かを調べるために付則をチェックする。ほとんどの企業では、単純な過半数がします。たとえば、6人の委員がいる場合、10人の委員を含む委員会に定足数が与えられます。
管理ヘルプの議事録の例のように、理事長に会議の開催を依頼してもらいます。幹事は、出席している場合は大声で返答する理事会メンバーの名前を呼び出すことによって出席しなければならない。
理事会メンバーが前回の会議の議事録を検討したかどうか、および変更が提案されたかどうかを尋ねます。それから他のメンバーに変更に同意するか尋ねます。合意と意見の相違に注意してください。変更を加えるべきかどうかについて投票します。過半数が投票した場合は、変更が行われ、次回の会議で承認を受けるために全会員に回覧されることを発表します。
前回の会議以降の出来事について報告するように委員長に依頼する。 McNamaraが参照するサンプル議事録が、参加した会議やイベントについて説明したメンバーを示していることに注目してください。
タスクを達成するために理事会メンバーによって行われた運動に投票します。動機の例としては、助成金を書くためのコンサルタントの採用、チェックリストと財務諸表の承認、さらに病気になっている従業員への贈り物の送付などがあります。
理事会メンバーに「新事業」、または今後のイベントについて報告させる。他の参加者が知っておくべき会議に参加していますか？それとも、彼らは特定の問題について助言を求めていますか？
会議を調整し、それが延期された時間を発表する。次回の会議の日時、場所をお知らせください。非理事会メンバーが許可されていない「理事会」セッションで理事会が会議を継続するかどうかを指定します。
