多くの組織は問題を抱えており、問題を解決するためのメモを書くためにあなたは特定のステップに従うべきです。 。あなたがメモを書くことができる前に、あなたは関係する個人と同様に問題に関する全ての情報を必要とします。時々問題を解決することはコミュニケーションを改善することの問題です。
問題を特定または定義します。あなたのメモは問題の記述から始めるべきです。これは問題が何であるかの簡単な要約です。関係者全員が問題を理解できるように、できるだけ簡単な用語でこの情報を入力してください。
問題の考えられる原因を見つけてください。あなたの行動計画は原因を排除することに向けられることができます。
誰が、何が問題の影響を受けているのかを書き出します。影響を受けるすべての人と部署をリストし、その方法を説明します。たとえば、不適切なコンピュータシステムは顧客サービス部門に影響を及ぼします。顧客サービス部門ではそれほど早く電話を受けることができないからです。貧弱な顧客サービスは市場シェアの喪失を引き起こす可能性があるため、これは会社の収益性を低下させる可能性があります。
問題に対する可能な解決策のリストを作りなさい。 1つの解決策は、コンピュータシステムを完全にアップグレードすることです。もう1つの可能な解決策は、貧弱なシステムによる過剰な通話を処理するためにより多くのカスタマーサービス担当者を雇うことです。あなたが思い付くことができるのと同じくらい多くの問題に対する解決策を書き留めてください。
最善の解決策をお勧めします。選択した方法が最適な理由を説明してください。誰がそれを実行するのを助けるかを決めなさい。推奨事項には、発生する費用を含める必要があります。ソリューションに開始時間と終了時間があることを確認してください。ソリューションに参加する個人または部門の概要を説明します。
