組織化され開発された会議の議題はすべての重要な主題が与えられた会議でカバーされることを確実にします。アウトライン構造は、あるトピックから別のトピックにジャンプしないように会議の方向性を導き、ビジネスをより効率的な方法で実行できるようにします。議題の概要を会議のかなり前に開始して、いくつかのドラフトを作成し、会議の前に出席者に送って何を期待できるかを知らせることができます。
会議で取り上げる必要があるすべてのトピックを書き留めます。できるだけ広く始めてください。たとえば、「スケジューリング」を書き留めます。これには、いくつかのサブトピックが含まれる場合があります。必要なトピックがすべて書き留められていることを確認するために、以前の会議からのメモ、電子メール、およびあなたが持っている情報を使用してください。
他の会議の計画者または出席者と連絡を取り、注意が必要なトピックがあるかどうかを問い合わせます。必要に応じてフォローアップの調査や連絡を行う時間があるように、提案されたトピックや項目の期限を彼らに与え、それからそれらをアウトラインに挿入します。
トピックを整理します。より大きなトピックの下に配置できるトピックを探します。そうでない場合は、それぞれの一般的なトピックを見て、それを特定の議題項目に分解します。たとえば、プロダクション会議のアジェンダには、「スケジューリング」トピックの下に「リハーサルの衝突」と「覚えの日」が含まれている場合があります。
主なトピックを重要度の順にまとめてください。トピックの重要性、話し合う時間、および会議のその部分を提示する人が早めに退席する必要がある場合など、特別な考慮事項に基づいて、概要の最初に取り上げるトピックを決定します。
あなたのメイントピックを太字の大きなフォントで縦書きにしてください。およそ14から16ポイントのフォントです。一度インデントまたはタブを押して、メイントピックのすぐ下にある各サブトピックを箇条書きにします。トピックやサブトピックは、必要に応じて番号を付けたり文字を付けたりすることができます。各サブトピックの下に詳細な点があればそれを含めます。
それらの項目も箇条書きと字下げして、サブトピックの真下に位置するようにします。メインまたはサブトピックの最後でEnterとTabを押すと、ほとんどのソフトウェアプログラムは自動的にインデント、箇条書き、および番号を付けます。
会議のタイトルと日付、時間、場所、招待者、または予定されている出席者、そして会議開催者の連絡先情報など、必要な会議情報をすべて文書の上部中央に入力します。
該当する場合は、メイントピックまたはサブトピックの横に各トピックの発表者の名前を書き留めます。あなたがそれぞれのトピックを与えている時間に注意してください。発表者に連絡して、十分な時間を与えてください。
