人事管理システムは、情報管理システムの形をとることができる。組織はHRMSを使用して、その従業員に関する情報を管理します。この情報は、管理者および人事担当者が従業員に関する決定を下すのに役立ちます。意思決定者に利用可能な正しい情報がなければ、HRMSには記録の保存と報告以外にはほとんど用途がありません。
不正アクセス
組織がHRMSでその従業員に関する個人データを収集すると、特定のセキュリティリスクが発生する可能性があります。組織は、従業員の個人情報を内外の脅威から保護するために資金を使います。電子HRMSの1つの欠点は、組織が誰が従業員の個人情報にアクセスするかについての情報を収集する必要があることです。このデータには監査プロセスのフォローアップが必要です。これにより、承認なしにまたは正式な目的なしに従業員データにアクセスした従業員を懲戒または起訴することがあります。
専門知識
データ管理の必要性は、HRMSのもう1つの潜在的な欠点です。このデータ管理は、従業員の個人情報への不正アクセスを超えています。 PeopleSoftなどのHRMSを使用している組織は、システムのプログラミング、トラブルシューティング、更新、およびサポートを行うために、独自の技術スタッフを配置する必要があります。 HRMSは組織が人事担当者のコストを削減するのに役立ちますが、HRMSソリューションに固有の知識を持つ技術スタッフの要件を増やす可能性があります。
データ入力エラー
HRMSは、人間のプログラマーやエンドユーザーと同じくらい優れているだけです。人事マスタファイルを更新する人など、高度なアクセス権を持つ人は、誤った情報を意図的に入力したり誤って入力したりする可能性があります。データが不適切に更新、変更、または紛失された場合、組織は政府の罰金および人事マスターファイルの損傷に関連するその他のコストに直面する可能性があります。一人の従業員があなたの会社のマスターファイルを変更できないように、たくさんの内部統制のあるシステムを選びましょう。
