特定の状況下では、組織の会議議事録は、理事会の投票なしには変更できない法的文書を表します。議事録を誤って修正すると、会議中に行われた投票、契約、採用、その他の措置が無効になったりキャンセルされたりする可能性があります。議事録を正しく修正するために簡単な手順を使用してください。
議事録がすでに理事会の投票によって正式に承認されているかどうか、または議長または執行委員会に検討のために提出されただけであるかどうかを判断します。理事会によって投票されていない議事録案は、理事会投票なしで修正することができます。
議事録がフルボードに進む前に議事録を検討している人に提案された変更が行われている場合は、希望する変更を提案します。最後に提案された文言を最初に提出された議事録と比較してください。変更の理由を説明してください。誰もが同意する場合は、最初に提出された、承認されていない議事録を修正した秘書を持ってください。
提案された変更が理事会によってまだ承認されていない議事録および理事会会議で行われている場合は、次の手順を使用してください。
議長に会議議事録を承認するように申し立てる。 動きが出てくるのを待ちます。 議長にその問題を話し合うように開かせる。 修正を提案している人に変更の理由を説明してもらってください。 話し合った後で、変更を提案している人に議事録を修正して提案の正確な文言を与えるように動かさせる。 動きが出てくるのを待ちます。 議長に話し合いを終わらせて質問するか、投票してもらいます。 賛成、反対、棄権した者の名前を含む投票を記録します。
提案された変更が、以前に理事会によって承認された議事録に対して行われている場合は、最初の理事会承認のために提出された議事録の修正と同じ手順に従います。
会議で議事録を取っている記録長官または人に、議事録に変更を加えさせる。 議事録が最初に作成された日付を含む文書の上部に、議事録が修正された議事録になっていることに注意してください。 変更の日付と議事録を修正する人の名前を含めます。
