議事録を正しく記録することは見落とされる可能性がある重要なステップです。場合によっては、議事録のログを管理することが法的要件となることがあります。法的要件であろうとなかろうと、会議の後に全員に集中してポイントを合わせるのは良い方法であり、組織の活動の歴史的記録を提供します。
会議の議題
議題を設定すると、会議が混乱しないようにすることができ、議事録の概要を書くことができます。これにより時間が節約され、説明したとおりに各トピックの空白を簡単に記入できます。
予備情報
文書の上部に「Dateの議事録」というラベルを付けます。右上隅に、会議に関する基本情報を一覧表示します。会社名、会議の日付と場所、および会議の開始時刻と終了時刻を書き留めます。
参加した人
議事録には、誰が会議に参加したかが表示されます。各人の名前と役職をリストします。出席者が別の組織から来ているか、電話でパッチを当てられている場合は、これに注意する必要があります。また、誰が会議議事録をとったかに注意してください。これは通常、企業幹事です。
ディスカッショントピックス
議事録を編集するときは、ディスカッショントピックを単純にしてください。一人一人が言ったことを引用しないでください。このトピックの基本的な説明を厳守し、どのような決定または結果に達したのかを明確に説明してください。数分でさらに詳しく説明する必要はありません。
すぐに分を入力
すぐに会議議事録を入力してください。分が入力されるまでの時間が長いほど、発生した重要なことを忘れる可能性が高くなります。議事録を作成するときに必要に応じてチェックするレコードを持つために、会議中にテープレコーダーをオンにしておくと便利な場合があります。会議議事録のコピーを出席したすべての人に配布します。
