Kaizenは、継続的な改善、事前設定された目標に関して組織の進捗状況を監視するという概念を中心に展開する日本の経営理念です。今井正明のような何人かのカイゼン実践者はこの哲学が適用されているという特定の方法を提示したが、カイゼン会議を実施する方法を説明する段階的な方法はありません。むしろ、改善方法の重点は、共有された原則、つまりチームワーク、コミュニケーション、柔軟性、適応性、努力および品質の価値を再確立することに置かれています。無駄のない生産が達成されることができるのはこの集団的確認のプロセスを通してです。
会議の目的を決めます。カイゼンでは、会議は、目標設定と職務分担を含むプロジェクト計画、またはチームメンバーがチームに成功と困難を報告するプロジェクトレビューのどちらかのために行われます。
チーム全体を会議に招待する。周辺の人員を参加から除外しないでください。それらを含めることは、あなたの同僚全員を輪にするのを助けます。
関連プロジェクトのプロジェクトマネージャを招集して会議に参加し、社内の水平的統合とコミュニティの意識を高めます。
会議への参加者を歓迎します。必要に応じて名前タグと座席の割り当てを提供します。対面の相互作用を最大化する会場を必ず予約してください。少人数のグループには、円形または楕円形のテーブルが最適です。
会議の目標を目立つ場所に投稿してください。グループの目標を読み、説明に必要な短い質問に答えます。
目標についてグループからの意見を求めましょう。たとえば、毎週の目標は達成されたか、それを超えましたか。参加者が意見を述べるための複数の手段を提供する。アイデアは、手によるショー、口頭でのコメント、文章、または共同ブレインストーミングチャートを介して共有できます。
入力を集めて、それをグループに書き換えます。否定的なコメントを省略したり、肯定的なことを強調しすぎないでください。否定的なコメントは明らかにすることができ、改善を必要とする分野に注目を集める。
短期目標を設定または再確認します。タスクとサブゴールをメモカードに書き留めます。各参加者に、各自の個人的な目標と義務を知らせるメモカードを渡します。
長引く懸念や質問に答えてください。
ヒント
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たとえプロジェクトリーダーとしてのあなたの見方がこれらの心配の妥当性を見るのを難しくしているとしても、すべての懸念が解決されるように会議の議論を導きます。
改善プロセスには、認識、アイデア開発、意思決定、および実行の4つの主要フェーズがあります。会議は、これらのフレーズのいずれかで、またはその間で行われる可能性があり、これらのプロセスのいずれかに合わせて調整することができます。たとえば、プロジェクト開始時の会議では、既存の問題を検討し、企業文化の影響を観察することに重点を置くことがあります。
