手紙の中で不適切な行動に対処する方法

ほとんどの管理者にとって、従業員の懲戒は最も不快な経験の1つです。管理者は、従業員の不正行為を文書化するために、従業員ファイルに残っている懲戒処分書を作成する責任があります。これらの書簡には2つの機能があります。違反の結果として彼に何が起こるかを従業員に通知することと、ファイル内の従業員の不正行為の恒久的な記録として機能することです。

会社のレターヘッドをプリンタにセットします。このレターは従業員の公式ファイルの一部になるため、適切な手順に従う必要があります。

完全な日付を入力してください。行をスキップして、従業員の名前と会社の住所を入力します。あなたが実際に手紙を郵送しなくても、適切なビジネスレターのフォーマットに従うことはプロ意識の印象を伝えるでしょう。

従業員の名前を入力してコロンを続けて、文字を始めます。行をスキップします。

違反の性質を明確に述べることによって最初の段落を始めてください。従業員が自分でルールを調べることができるように、会社の従業員ハンドブックを参照してください。インシデントが発生した日付など、違反について具体的な詳細を示し、関与した他の従業員に言及します。従業員が懲戒処分に異議を唱え、問題を裁判にかける場合は、この情報を明確に述べることが役立ちます。

従業員が間違ったことをした理由と、その状況でどのように行動したかを詳しく説明します。従業員は規則を明確に理解していないために規則に違反することがあります。そのため、違反の説明と適切な情報によって、違反が2回犯されるのを防ぐことができます。問題を詳細に議論するために従業員と面会することを申し出る。

相手に正式な謝罪状を書くなどして、違反行為を修正する機会を従業員に与えます。返答または手紙を提出する期限について彼に知らせてください。

この違反の結果として、従業員に期待できることを明確かつ簡潔に伝えます。該当する場合は、審問の日や退職の有効日など、現在の罰について適切な詳細を伝えます。さらに違反した結果、従業員が懲戒処分を進めることを期待できる場合は、その罰がどのようなものになるかを彼女に知らせます。

該当する場合は、上訴プロセスに関する情報を従業員に伝えます。

彼のファイルに対する正式な回答を従業員に要求します。多くの場合、この回答は正式な書簡の形になります。従業員が問題を裁判にかける場合に備えて、従業員のファイルにこの文書が必要です。

氏名と役職を入力します。文字を印刷し、入力した名前について青または黒のインクで自分の名前に署名します。

手紙を何部かコピーしてください。従業員のファイルに1部を保存し、もう1部をあなたの会社の弁護士に渡し、もう1部をあなた自身の記録のために保管してください。

その手紙を従業員に郵送するか、人事担当者または管理アシスタントの前で彼に渡します。従業員が正式な通知を受け取ったことを確認する必要があります。