ビジネスフォーマットで書くことは他のタイプの書くことと異なります。ガイドラインはより厳格であり、あなたが書くスタイルは通常あらかじめ決められています。ビジネススタイルで書くときの目標は、常にプロフェッショナルに見えることです。あなたが書いていることの大部分は、既存または潜在的な顧客、同僚、あるいは上司向けです。これらの文書の中には、あなたやあなたの会社の業績に影響を与えるものがあるので、ガイドラインに従うことが不可欠です。
ビジネスレターを書くときは、ブロック、修正ブロック、またはセミブロックフォーマットを使用してください。ブロック形式が最も一般的に使用されています。このフォーマットでは、段落の間にダブルスペースがあることを除いて、すべてが正当化され、シングルスペースで表示されます。
聴衆のためにあなたの文書を書いてください。あなたの代わりに彼らのニーズと利益に焦点を当ててください。読者が知っておくべきことを考え、それらの特定の読者に情報を伝えるための適切な方法を決定します。
上司や顧客に手紙を書くときは、正式な口調で話してください。同僚へのメモやEメールには、非公式の口調のみを使用してください。
肯定的な情報を強調し、読者のための利点に焦点を当てます。否定的なメッセージを含む手紙を書くとき、これは特に重要です。
はっきりと簡潔に書いてください。これを行うには、段落を短くし、文書と段落の冒頭に重要な情報を記載し、可能であればリストを使用します。これは、時間をかけて通常読まれている読者が、ドキュメントを読み飛ばしているだけであっても重要な情報を見つけるのに役立ちます。
文書を校正して、綴り、文法、句読点の誤りがないことを確認します。あなたの文章に間違いがあると、あなたは不専門的または不注意に見えるようになる可能性があります。
ヒント
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一般的に、ビジネス文書で「私」と「あなた」という言葉を使用するのは問題ありません。しかし、「私たち」という言葉を使うときは注意してください。これはあなたの言葉を会社全体に反映させるためです。
ビジネスレターのあいさつ文の後には、必ずコンマではなくコロンを使用してください。
