プロセス文書化は、会社が定期的に実行するプロセスの記録です。通常、従業員をトレーニングするために作成され、プロセスの文書化とトレーニングは他の活動から時間がかかることがあります。ただし、適切なトレーニングを受けていない、またはプロセスを実行するための正しい方法を理解していない従業員によって引き起こされた問題を解決することも、1日のうちに時間がかかることがあります。
統合
組織は、包括的な目標を達成するために統合された一連のプロセスで構成されています。組織がプロセスの機能を理解し、それらを改善するための戦略を考案できるように、プロセスの文書化にはこれらのさまざまなプロセスの記録が含まれます。
明快さ
プロセスは、従業員が実行する方法に必要な変更を明確にするのにも役立つため、プロセスは明確かつ説得力のある方法で記録する必要があります。経営陣は、新入社員を訓練するためにプロセス文書をトレーニングマニュアルに発展させることがあります。
実用的
プロセス文書化は、これらのプロセスをこれまで一度も実行したことがない個人が実行できるように、実行可能でなければなりません。一連の店舗で特定の商品が同じである理由は、それらの商品の作成プロセス（たとえばコーヒーカップ）が、他のユーザーがその商品の複製を作成できるように明確に文書化されているためです。プロセス文書は、管理職が従業員を訓練するのを助けるために実行可能でなければなりません。
原因と結果
プロセス文書は、プロセスの原因と結果の性質を明確に定義するために書かれるべきです。プロセスは、さまざまなプロセスが互いにどのように関連しているかを説明するために文書化されているのと同様に、個別に文書化されていなければなりません。たとえば、ある組織は、その会議のプロセスが会社の議論の開放性にどのように影響するかを理解したいと思うかもしれません。
省略
プロセス文書を作成している人は、プロセス文書で何を省略するべきかも知っていなければなりません。例えば、いくつかのプロセスはとても単純なので説明する必要はありません。他の処理は必ずしも毎回正しく行われる必要はありません。
プロセスとトレーニング
多くの場合、管理者はプロセスの文書化とトレーニングを組み合わせることができます。プロセス文書化は、訓練を受けている時間を使用する代わりに、他のタスクを実行している可能性がある労働者の時間を節約することができます。ただし、プロセス文書化は必ずしも従業員に十分明確に情報を説明するわけではありません。多くの場合、情報が新入社員に明確に理解されるようにするために、実践的なトレーニングと組み合わせる必要があります。
