大量の情報を要約する必要がある場合は、メモまたは手紙を使用するのが効率的です。多くの人々は書くのが難しいと感じ、彼らがそれをするための語彙を持っていないと信じています。しかし、執筆教師のWilliam Zinsserが言うように、執筆は紙の上で考えているだけです。あなたがする必要があるのはあなたの考えを整理し、あなたが選んだフォーマットのスタイルに従い、そして単純明快な言語を使うことです。
メモにレポートを書く
ヘッダを書きます。メモについては、メモを読むことになっている人（例：To：All Employees）、それを書いた人（From：Your Name）、他の人が受け取る人（CC：Name of Recipient）日付（現在の日付）とその内容（件名：アドレスからトピックへ）
手紙の場合は、「全従業員へ」などの日付と挨拶文で始めます。
あなたの聴衆を検討してください。あなたが一般の聴衆に手紙を書いているならば、誰もが理解できる言葉を使ってください。新入社員はまだ会社の専門用語を知らないかもしれず、ある部門の従業員は別の部門の用語を理解していないかもしれません。
アウトラインを作ります。あなたの考えを整理することは明確な執筆を可能にします。あなたの聴衆が何を知りたいのか、そして何を伝えたいのかを考えてください。報告書の重要な結論と、それがメモを読む人々にとって何を意味するのかを強調する。
強いオープニングステートメントから始めます。報告書とその結論を承認する。たとえば、「最近の生産性調査の結果として、インターネット使用ポリシーにいくつかの変更を加えます。」
説明しなさい。結論を裏付けるデータまたは調査結果を強調表示します。 「コンサルタントは、従業員が1日2時間、電子メールのチェックとファンタジースポーツチームの管理に費やしていることを発見しました。」また、変更がいつ行われるかを読者に知らせます。
より適切な情報を得るためにどこに行くべきかを人々に伝えます（適切な場合）。たとえば、「金曜日の週1回のスタッフ会議で、これについてさらに説明します」または「全レポートはPDF形式で全従業員に提供されます」などです。メモに署名しないでください。あなたの名前はメモの一番上にあります。手紙を書く場合は、状況や好みに応じて、名前、フルネーム、またはフルネームと肩書きを使用してください。
クラッタを書き直してカットします。下書きを読み直し、不要な単語を削除してください。例えば、「スクラントンのオフィスは会社のリソースの非業務用の使用を制限することによって非生産性の問題を積極的に減らすように努めるべきであるという企業の意見です」と書き直すことができます。生産性が向上します。」
校正とスペルチェック信頼できる同僚にあなたの文法と調子をチェックしてもらいます。下手に書かれた文はあなたが意図したことのない方法で解釈されることがあります。また、スペルチェックを実行しますが、自動単語置換機能には注意してください。あなたが「インディアナ」を意味したとき、あなたの報告が「インドネシア」と言ってほしくない。
