非営利年次報告書は、文書の重要性と使用方法を念頭に置いて書かれ、設計されている場合に最も効果的です。この文書は、レポートカード、寄付者や他の支持者への謝辞、非営利コミュニティと情報を共有する機会、および新しい支持者を引き付けるマーケティングツールとしての役割を果たします。年次報告書の読者はプログラム、顧客および収入についての量、質および結果情報を探す。うまく設計された年次報告書には、財務データの物語、写真、リスト、およびグラフィック表現のバランスが含まれています。よく書かれた年次報告書は、円グラフとドナーリストの背後にある個々の物語を伝えます。
年次報告書の内容を決定します。あなたの出版物が厚くて光沢のある雑誌であろうと4ページのニュースレターであろうと、あなたの読者はあなたの年次報告書の中の特定の情報を探すでしょう：非営利団体の委員長または最高経営責任者からの1ページの手紙特別プログラムまたは主要部門、財務報告、理事会メンバーおよび主要スタッフのリスト、そして金額別に整理され、名前のアルファベット順に並べられた寄付者リスト。
非公式でありながらプロフェッショナルなトーンで、明快でシンプルで誠実な文章を使用してください。事実をはっきりと述べ、クライアントとコミュニティへの影響を説明した成果と個人的な話について書くために、リラックスした個人的な口調を使います。
あなたの使命に対する積極性、誇り、そして献身を伝える言葉をあなたの文章の中で選びなさい。不必要に劇的な執筆を避けますが、読者を引き付ける情報を共有し、あなたの作品にパートナーシップの感覚を感じるドナーにアピールします。たとえば、あるクライアントの話をして、プログラムの成果を説明し、その活動を組織の使命に結び付けます。
年齢や人種によるクライアントの内訳、あるいは就職活動プログラムへの参加者および年度末の状況など、プログラム報告書からの重要なデータを強調するためのサイドバーをいくつか含めます。この要約された情報は読者が記事の一番下の行をつかむのを助けて、そしてまた人間の視点を加えます。
あなたの財務報告のデータを使ってあなたの財務情報のためのビジュアルを準備して、傾向、合計、そして要約を示してください。たとえば、各部門で使用されている予算の割合を示す円グラフや、過去4年間の寄付の変化を示す棒グラフを作成します。テキストボックスを使用して、財団や個人など、さまざまな種類のドナーから受け取った総資金を一覧表示します。金融ビジュアルは、思い出に残るスナップショットを読者に提供します。
あなたが物語を伝えるのを助けるのに使用する写真を選びなさい。あなたの組織が建てた家の写真、あなたの放課後プログラムの生徒、あなたのレスキューシェルターの動物、地域の学校に植えられた木、散歩を整理するスタッフの写真を使うかもしれません。
ヒント
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年次報告書の長さと内容に基づいてフォーマットを選択してください。長いレポートは、プログラム、実績、財務、および寄付者などのセクションから恩恵を受ける可能性があります。見出しだけで区切られた連続した物語全体に写真やグラフィックを散在させることで、テキストを分割することを選択できます。
Blue Avocado WebサイトのBoardCaféによると、典型的な年次報告書の読者は、CEOまたは理事長からの手紙、寄付者リストの読者の名前、写真の説明文、および総計に最も関心があります。
