クリスマスパーティーボランティアのためのメモの書き方

従業員のメモを使ってボランティアにオフィスの祝祭計画を依頼することは、多くの労働者を巻き込み、彼らをオフィスチームに参加させる気持ちにさせるのに良い方法です。従業員のボランティアを効果的に利用することで、クリスマスパーティーなどのイベントをスムーズに開催できます。メモはまた、メッセージまたはアナウンスが意図したすべての受信者に届くようにします。クリスマスパーティーやその他のオフィスイベントを計画するときは、出席するよう招待された人全員が日付と時刻を知っていることを確認する必要があります。

あなたが必要とするアイテム

潜在的な従業員ボランティアのリスト
ボランティア候補者全員の連絡先
イベントの開催日、開催場所、開催時刻
ボランティアの時間と義務のリスト

あなたのオフィスが持つクリスマスパーティーの種類を決めます。イベントをオフィスで開催するのか、オフサイトで開催するのかを決定します。予算を設定してください。従業員の配偶者やゲストを含め、招待する人数を決めます。アルコールを提供するかどうか、そして無料の飲み物を提供するかキャッシュバーを提供するかどうかを決定します。それを設定する際にあなたのボランティアを導くためにパーティーのパラメータの詳細なリストを保管してください。

党を組織し促進するためにあなたが何人の従業員のボランティアを必要とするかを決めます。ほとんどの場合、すべての機能をカバーするには少なくとも10人のボランティアが必要です。他のボランティア従業員を監督するためのボランティアリーダーを選んでください。リードボランティアと直接組織の詳細について話し合う。それぞれの有望なボランティアが役割を割り当てる前に参加する時間と能力を持っていることを確認してください。

潜在的なボランティア全員に、あなたのオフィスパーティーへの援助の必要性を述べたメモを作成してください。ボランティア連絡係として行動するために選択した従業員の名前を入力してください。すべてのボランティアが、あなた以外にも、パーティーを組織するというロジスティクスを通して作業するために追加の人が利用可能になることを理解していることを確認してください。すべてのメモ受取人に、1週間以内に連絡を取り合い、ボランティアができるかどうかを知らせるように依頼します。助けることに同意した全員のリストを保管してください。

ボランティアをした人々に2番目のメモを送ってください。パーティーのタスクと責任を特定の個人または小グループに割り当てます。たとえば、フードメニューの選択を担当するグループを1つ配置します。招待状の配布を担当する2番目のグループ。装飾、パーティーの好意およびギフトを担当する3番目のグループ。パーティーのすべての側面がカバーされるまでタスクを分割し続けます。あなたのパーティーが大規模で、正式な、あるいはカジュアルな社内での集会よりも複雑な場合は、追加のボランティアを参加させる必要があるかもしれません。

2番目のメモでは、毎週または毎月、パーティーのボランティア委員会会議のスケジュールを発表して準備し、準備します。最初の会議は、イベントの少なくとも4〜6か月前に予定してください。これは細部が見落とされないことを確実にするのを助けて、すべてのボランティアは彼らの責任と時間の約束を理解するでしょう。会社の時間内に、オンサイトで会議をスケジュールしますが、それらがボランティアの日常業務に悪影響を及ぼさないことを確認してください。すべてのボランティアに、キックオフミーティングに参加するかどうかを知らせるように依頼します。

計画プロセスを通して、メモを使ってすべてのボランティアと定期的にフォローアップします。各メモに、前回の会議で議論されたことと次回の会議で議論されることを述べます。計画プロセスがどのように進行しているかを全員が十分に理解できるように、アイデア、提案、質問、または懸念がある場合は、ボランティアにグループ全体とコミュニケーションをとるよう依頼します。

イベントの前に、パーティーの準備をしている従業員のボランティアに感謝の意を表して、オフィスや会社の全員にメモを送ります。この感謝の表現はボランティアにとって重要です。