定義上、包括的なレポートはトピックやアイデアを非常に詳細に調査することを目的としています。企業では、包括的なレポートを使用して会社の財務状況を評価および議論することがよくあります。包括的なレポートは、新しいビジネストレンドの要約や新しいターゲット市場の説明など、他の目的にも使用できます。包括的なレポートの書き方を正確に学ぶことは、あらゆるレベルの従業員にとって有益なビジネススキルになり得ます。
書き始める前に
包括的なレポートを作成する前に、作成時に参照する必要があるすべての関連情報、データ、チャート、表、およびドキュメントを収集してください。あなたはアウトライン、構造化されたフォーマットにあなたの考えをまとめるのを助けることができるライティングツールを作成するべきです。アウトラインは通常、レポートのさまざまなセクションの出発点として役立つ短い文または句で構成されています。これらのセクションはあなたが書いているレポートの種類によって異なりますが、それらはエグゼクティブサマリー、紹介、目次、いくつかの本文パラグラフ、結論、付録、そして参照セクションを含むかもしれません。
レポートを書く
あなたのアウトラインを使ってあなたをガイドするために、包括的なレポートの最初のドラフトを書くことから始めてください。序論から始めましょう。それは読者に読まれようとしていることを伝え、報告書での主なポイントを説明します。紹介の後に、いくつかの段落、またはレポートの要点を説明する特定のセクションを追加します。レポートの最後に、レポートを要約した結論を書きます。結論はあなたがレポートであなたがしたすべての主なポイントを統合するべきです。それは目の前のトピックに関するあなたの推薦や意見を含むかもしれません。
エグゼクティブサマリー
レポートを書いたら、エグゼクティブサマリーを書くのが役に立ちます。これは、レポート全体をまとめたいくつかの段落で構成されています。エグゼクティブサマリーは、読者に包括的なレポートの要約プレビューを提供して、ハイライトを見つけられるようにするべきです。このセクションは、レポートの内容を理解するためにレポートをプレビューする必要がある忙しいエグゼクティブにとって便利な機能です。エグゼクティブサマリーの簡単な例を以下に示します。
例：
Digital Shirts、Inc.は、独自のアルゴリズムを備えたハイエンドのオーダーメイドシャツを提供しています。私たちの店は、ほとんどもっぱら高所得地域にある、国内でも有数の最高級モールにあります。私たちのセールスチームは、あらゆる顧客のために職人のシャツを買う経験を作り出すためによく訓練されています。
このレポートは提案された会社の新しい翼の詳細を記述するように依頼されました。
過去5年間の数字を利用して、レポートは収入が停滞していることを示していますが、他の高級小売業者は記録的な増加を見ています。徹底的な調査の結果、調査部門は、収入の増加が報告された企業はすべて、それらを顧客と結び付けるデジタルコンテンツも増加したと判断しました。
研究開発部門は、個人的な試着を何度も行わなくてもすべてのシャツにぴったりのフィット感を与えるように設計されたデジタル試着アプリが、収益を大幅に増加させると判断しました。このレポートでは、アプリの使用方法、実際に行われた調査の量、およびこのテクノロジを採用した場合の予測結果について詳しく説明します。
すべての店舗が新しいデジタルフィッティングテクノロジーを取り入れ始め、トレーニングやマーケティング用の資料を次のホリデーシーズンを利用するのに間に合うように作成することをお勧めします。
補助文書は役に立ちます
付録でレポートで使用したチャート、表、またはグラフィックのソースをリストし、参照ページにあなたの研究ソースを追加してください。これらの補足文書はあなたの議論に重要性を増すでしょう。
編集プロセス
最初のドラフトが完成したら、包括的なレポートに戻って、必要に応じて変更や追加を加えます。あなたは執筆プロセスの終わりまでにいくつかのドラフトになってしまうかもしれません。執筆プロセス全体を通して、対象読者を念頭に置いてください。あなたが使用する言語の種類は、包括的なレポートを読む人によって異なります。例えば、あなたがその分野の専門家のために書いているならば、あなたは複雑な、業界特有の用語を含むかもしれません。しかし、もしあなたが一般人のために書いているならば、専門用語を使用して頭字語を混同しないでください。場合によっては、ステークホルダーのグループごとに異なる包括的なレポートを作成するのが理にかなっているかもしれません。
書き終わった後
筆記作業が完了したら、必要に応じて修正を加えながら、作業を数回校正することが重要です。包括的なレポートを対象読者に送信する前に、会社のコミュニケーション部門のメンバーに文書の校正と編集を依頼することを検討してください。包括的な報告書が将来公衆のメンバーによって読まれる場合、このステップは非常に重要です。
正確さ、適切な文法、つづりが重要です。特に、レポートがあなたの会社の上級管理職によって読まれる場合はそうです。あなたの仕事が会社の本社のすべてのメンバーによって読まれるわけではありませんが、すばらしい包括的なレポートは昇進の時期が来たときにだけあなたをより良く見せることができます。
