これを想像してみてください。仕入先に電話していくつかのウィジェットを注文し、確認のためにそれらに電子メールを送ります。問題は、彼らがあなたに4つの代わりに5つのケースを送って、あなたが予想していたより大きな請求書であなたを着地させるということです。そのベンダに説明責任を負わせるための合法的なものは何もないので、戻ってくることはあまりありません。あなたは怒り、支払いを差し控える恐れがあるかもしれませんが、それはすべて厄介になり、あなたの関係を台無しにする可能性があります。何をすべきか？将来的には、発注書システムの導入を検討するかもしれません。購買発注は、ビジネス購買の管理において重要な役割を果たし、注文の追跡や仕事の支払いの管理に役立ちます。
発注書とは
発注書は、商品およびサービスの発注の正式な確認です。これは、ビジネスとそのサプライヤとの間の契約として機能するため、サプライヤは注文されたものを正確に認識し、ビジネスはどの製品およびサービスがいつどのような日付で提供されるのかを正確に認識します。サプライヤが購買発注を受け入れると、2者間に法的拘束力のある契約が作成されます。それで、あなたはあなたが必要としないウィジェットの余分なケースで立ち往生することは決してないでしょう、そして彼は今商品とサービスが注文されたという法的証拠を持っているのでサプライヤーは保護されます。発注書を作成しなかった場合、顧客からの拘束力のある発注書はまったくありません。
発注書はどのようなものですか？
発注書は請求書とよく似ています。唯一の違いは、売り手ではなく買い手がそれらを作成することです。通常、発注書には以下の情報が含まれます。
- 購入者の会社情報
- 配送先/請求先住所。
- サプライヤーの会社情報
- 注文の詳細 - 製品、数量、価格、納期。
- 発注日。
- PO番号
支払いの時期など、注文に関する特定の条件もあります。多くの企業は、一貫性を保つために一般的な情報を入力した標準化された発注書を作成します。
発注番号とは
あなたが含まなければならない購買発注上の1つのアイテムがあるならば、それはPO番号です。 PO番号は、到着したときに配達と購入を容易に一致させるための固有の参照番号です。特定の注文に対して支払いが行われた時期を簡単に追跡できるため、これらを使用すると請求書の処理が高速になります。あなたが対応するPOを持っていない請求書で支払いをすることはありませんので、それはまた誤った支払いのリスクを最小にします。
これが一例です。新しいファイリングキャビネットが必要だとします。キャビネットのサイズ、数量、および特定の要件を含む購買発注を登録し、それを製造元に送信します。製造者が購買発注を承認すると、2者間で法的契約が作成されます。製造業者はあなたにキャビネットを出荷して、支払われるべき合計金額の請求書を送ります。その請求書はPO番号を参照します。したがって、請求書を受け取ったら、それを発注書と照合して2つの文書が一致していることを確認できます。もしそうなら、先に行き、支払ってください。そうでない場合、誰かがあなたが調査する必要があるエラーをしました。
発注書システムをビジネスにどのように統合しますか？
これまでにPOを使用したことがない場合は、Microsoft Wordまたは会計ソフトウェアで発注書テンプレートを設定するのと同じくらい簡単だと考えるのは許されません。これらのオプションは、実際の注文書を作成するのに最適ですが、POシステムをビジネスに統合する前に考慮が必要な追加の事項がいくつかあります。
誰が購入しているのですか？
購買発注管理者は購買発注システムを管理する必要があります。これはあなたの購入を集中させ、どれだけのお金が使われているかの明確な記録をあなたに与えるでしょう。購買発注が登録されるとすぐに、管理者は直ちにコストを会社の予算に含めることができます。基本的に、あなたは一般スタッフの手からクレジットカードを取り出すことから始めます。
求人を募集するプロセスは何ですか？
すべてのPOプロセスは要求から始まります。これは、従業員が商品またはサービスを購入する必要があるときにいつでも発注する注文要求です。標準化された求人テンプレートを作成する必要があります。これをスタッフ全員が使用する必要があります。多くの中小企業は彼らのスタッフが単に予算を割り当て、購入の承認を得て、そして必要なPOを上げるために管理者と連絡を取り合うマネージャに彼らの要求を電子メールで送ることを可能にします。
購買申請システムを追加することで、購入する前にスタッフが親指で親指を立てる必要があります。すぐに、従業員がどのようにサプライ品を使用しているかを追跡し、サプライヤから大量購入を購入する機会があるかどうかなど、スポット購入パターンを見つけるのに十分なデータが得られます。
POをどのように記録しますか？
管理者は、さらに議論するために要求を承認、却下、またはフラグを立てることを選択できます。購買依頼が承認されると、PO管理者は注文にPO番号を割り当てる必要があります。好きな英数字コードを使用できます。それをPOレジスターに記録してください。登録を維持することはあなたが購入の現在の合計を保つのを確実にします。承認する前に購買依頼の影響を確認したり、購買発注が発生するたびに予算を更新したりできます。それはまた監査証跡の重要な部分であり、入ってくる供給と出て行く支払いの間に矛盾がないことを確実にします。
ベンダーをどのように管理しますか？
もちろん、POシステムに移行しようとしていることをサプライヤに知らせる必要があります。これは、商品の支払いをする前に、仕入先に連絡して購入注文書を送信するよう通知するのと同じくらい簡単です。あなたがベンダーにPOをどうやって手に入れるかはあなた次第です - ほとんどの場合、管理者は直接それを受取人に電子メールで送るでしょう。
仕入先が購買発注を受領した後、納入する商品を準備する前にエラーを慎重に確認する必要があります。多くの大手ベンダーは、POによる購入に慣れており、POなしで購入しようとするとアカウントにフラグを立てるシステムを設定しています。
請求書の支払いとPOレジスターをどのように調整しますか。
最新のPO登録を維持している場合、請求書またはクレジットカードの明細書を発注書と照合することは、特に難しいことでも時間がかかることでもありません。 POで記録されていない購入にフラグを立てることだけを検討しています。それから、それは将来の余分な購入を排除するためにスタッフを訓練するケースです。
購買発注プロセスを自動化する必要がありますか？
手動で物事を行う代わりに、あなたは中小企業の所有者のためにいくつかの購買ソフトウェアに投資することを選ぶかもしれません。これらのシステムはあなたの要求と定期的な承認を自動化し、自動的にPOを生成することができます。また、どこからでもアクセスできる1か所にまとめられたものから購買伝票を管理するため、外出先でも注文書を管理しやすくなります。一部のシステムには、購買依頼を従業員にとってより簡単かつ便利にするためのサプライヤカタログなど、その他の便利な機能があります。
プラットフォームは長くて幅も広く、選択肢を絞り込むのに役立つオンラインのレビューサイトがたくさんあります。いつものように、デモと無料試用期間を利用するので、あなたはあなたが買う前にあなたが正しい決断をしたと確信しています。
