電話会議を設定する方法

電話会議は、チームでプロジェクトについて話し合ったり、最新情報を入手したり、合意を得たりするための便利なソリューションです。多くの企業が会議サービス会社と契約しており、これらの会社は、電話会議をスケジュールし通知するWebユーティリティとともに、担当者に専用の電話番号とアクセスコードを提供できます。割り当てられた電話会議番号により、いつでも電話会議を開催でき、会議の通知を参加者に電子メールで送信できます。中小企業向けの低予算または無料の電話会議サービスでは、スケジュール時に電話会議番号が割り当てられるため、会議をオンラインでスケジュールするには最小限の計画が必要です。

専用会議ライン

新しい電子メールメッセージまたは会議出席依頼を開きます（電子メールアプリケーションにこの機能がある場合（Microsoft Outlookなど））。宛先または参加者セクションに出席者の電子メールアドレスを入力します。件名行に会議のトピックを入力します。

電子メールの本文に次の情報を入力するか、会議出席依頼の自動フィールドを使用します。会議の日付会議の開始時刻（タイムゾーンを含む）会議の終了時刻（タイムゾーンを含む）着信番号（専用の会議電話番号）会議コード（該当する場合、出席者が会議にアクセスするための）

会議出席依頼のスケジュール設定セクションを開き、各参加者の横にあるドロップダウンメニューを使用して、出席者が必須かオプションの出席者かを指定します（ほとんどのプログラムでは、出席者はデフォルトで必須になります）。スケジュールがオンラインで利用可能な場合は、必要な出席者が希望の時間枠と日付に利用可能であることを確認してください。

電子メールツールバーの添付ボタンをクリックして、議題または会議資料を添付します。必要に応じて、電話会議の詳細の後に、電子メールの本文にメッセージを入力します。会議通知を送信するには、送信ボタンをクリックします。

Webユーティリティを使用して電話会議をスケジュールする

Premiere Conferencing、Go To Meeting、Free Conferenceなどの会議サービスアカウントにログオンします。

会議のスケジュールオプションをクリックします。会議の日付、開始時刻と終了時刻（または期間）、および出席予定人数を選択します。トピックフィールドに会議の件名を入力します。フリーダイヤル会議または直通電話会議オプションをクリックして、電話会議の種類を選択します。

情報の正確さを確認し、「スケジュール」ボタンをクリックしてください。電話会議の詳細について確認ページを印刷するか、情報をコンピュータに保存します。

参加者に電子メール通知を送信するには、このオプションをクリックします。対応するフィールドに出席者の名前と電子メールアドレスを入力します。送信ボタンをクリックして、ダイヤルイン手順と電子メールアドレスへの確認を含む通知を出席者に送信します。

ヒント

参加者に電話会議に参加することを確認するように依頼します。参加者は自分の電子メールメッセージに肯定的に返信するか、会議出席依頼通知の同意するボタンをクリックします。会議の前日に、リマインダーEメールと補足情報を送信します。 Webツールを使用して電話会議をスケジュールするときは、時間または終了時間を延長し、予定より1人または2人多く参加者を割り当てて、自分自身に柔軟性を持たせます。会議サービスは通常、出席者数と実際に使用された時間（分）に対してのみ課金します。