メモ、つまりメモは、重要な情報を簡潔で読みやすい形式で人々に伝えるのに役立つ短いビジネスコミュニケーションです。明確なメモの見出しは、読み手がこれから何をするかについて準備するため、あらゆるメモの重要な側面です。見出しをすばやくスキャンすると、トピックに関与している人、対処する内容、メモの送信時期に関する重要な情報がわかります。一貫性のある見出し形式により、従業員や同僚はこれらの便利な文書を読み、理解し、提出することが容易になります。
明確に指定されたto、from、date、およびsubject行を使用して、各メモを同じ方法でフォーマットします。これらの要素は、別々の行にすべて大文字で印刷する必要があります。
メモの「to」セクションと「from」セクションに、すべての送信者と受信者の名前とタイトルを入力します。博士は時々使用されていますが、あなたは氏または夫人をメモに使用する必要はありません。混乱を避けるために、各個人の姓名の両方を含めてください。
現在の日付を見出しの「日付」セクションに入れます。曜日は含めませんが、年は含めます。
簡潔で有益な件名を書いてください。 「会社の更新」のように1語または2語の件名で十分な情報を伝えないようにします。「会社のドレスコードの更新」のように、受信者にメモの内容を正確に知らせる件名を選びます。
ヒント
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見出し要素は、必要に応じて並べ替えることができます。一部の企業は、見出しの上位に件名を付けることを好みます。あなたが何を選んでも、あるメモから次のメモまで一貫していてください。
事前に印刷されたメモシートを使用して詳細を手書きする場合は、見出しの各要素の後にコロンを含める必要はありません。
