怒っているビジネスレターは、不満を抱いている消費者や何らかの変化や金銭的報酬を求めている従業員によって書かれています。一般的にクレームレターと呼ばれる怒ったレターの大部分は、不満につながる事実と出来事を検討することを含みます。手紙の執筆者が真に建設的な会話に会社を参加させたいのであれば、手紙はずっと専門的なままでなければなりません。
事実ステートメントを使用する
仮定や意見ではなく、事実を手紙に入れてください。欲求不満、怒りまたは苦痛を引き起こしたものを述べなさい。発生順に発生したことの詳細を概説する事実を使用します。事実を述べながら、意見や感情を伝えないでください。この手紙はより専門的であり、したがってより効果的であり、感情は可能な限り省かれています。
例えば、「私の航空会社の請求書には3つの受託手荷物が請求されます。私の航空券には1つの受領手荷物しか記載されていません」などです。これらの請求は、請求書とチケットの文書で証明できるため、事実です。
事実が述べられたら、これがなぜ怒りと欲求不満を引き起こしたのか説明しなさい。名前の呼びかけ、冒涜的な言葉、および責められる声明は控えてください。たとえば、「あなたはこれらの違法な料金で私のお金を盗んでいます」というだけで、問題は深刻化します。盗難を証明することは、企業に過失に対する責任を負うことを求めるよりもはるかに困難であり、自動的に企業を防御することになります。
明確で簡潔
事業主、経営者、顧客サービス部門は小説を読む時間がありません。関連する事実が確実に伝達されるようにすることが重要ですが、物事を明確かつ簡潔にすることで、読者を引き付けることができます。文句の手紙は科学実験の要約と考えてください。実験に入る多くの情報があり、最後にその結論を簡潔にまとめてあります。苦情状は事実を要約し、結論付けられた精神的苦痛を述べるために同じことをする。
あなたの怒りをどのように述べるかの例は、「私たちが何が起こっているのかに気づいたときに私の家族が経験した欲求不満に感謝できると確信しています」です。このアプローチは、防御的な反応ではなく共感的な反応を目指しています。
行動を求める
ベントのためだけに手紙を書く人はほとんどいません。行動と決断は通常最終目標です。例えば、同僚からの軽蔑的なコメントに問題がある従業員は、会社の方針や懲戒の議定書の変更を見たいと考える可能性が最も高いです。消費者向けレターの例としては、ホテルの宿泊客が誤ってさまざまなアメニティを請求された場合が挙げられます。迅速な返金は意図された結果です。
これらの願望と行動の要請は、閉会直前の本文の最後に明記されています。いくつかの手紙はまた手紙の始めに望ましい決議を述べて、それから終わりにそれらを繰り返します。行動の要請は、手紙の残りの部分と同じように丁寧で簡潔にしてください。読者が期待を理解できるように希望の解像度を明確にしてください - これは何も保証しませんが、それは会話を始めます。
たとえば、「上記の事実に基づき、次の2営業日以内にすべての誤った請求について全額返金してください」読者はあなたが欲しいものを知っています。
丁寧な閉会と連絡先
時間を割いてすべてのことを検討し、関係する感情を理解してくれた読者に感謝して、手紙を閉じます。 「ありがとう」や「よろしく」などの標準的な終結符を使用し、その後に印刷された名前と連絡先情報を続けます。スペルミスや文法の誤りについては手紙を校正し、それがプロのままであることを確認するためにトーンを誠実に見てください。
2つのブロックを行間で区切る連絡先情報の下に「Enclosures」と入力して、文字が含まれているすべてのエンクロージャーに注意してください。適切な同封物には、領収書、通信文、写真、またはあなたの訴訟を裏付けるためのその他の印刷された証拠が含まれます。
