住宅所有者協会は近所を管理するグループです。それは契約を監督し、近隣内の規則を執行します。それはまたコミュニティの財政だけでなく、メンテナンスや造園などのサービスも管理します。多くの協会は定期的に理事会会議と、少なくとも年に一回はコミュニティ全体の会議を開きます。
会議に電話して注文します。協会の会長がこれを行うべきです。これは、部屋が静かになり、正式な業務が開始されるためのサインです。
定足数を確立します。議決権行使のためには、過半数の理事会メンバーが会議に出席する必要があります。定足数は初めに設定され、秘書によって記録されます。
前回の会議の議事録を承認します。理事会メンバーは通常、前回の会議から本会議の開始までの議事録のコピーを提供されています。議事録は運動をする理事会メンバーによって承認され、その運動は他のメンバーと他のすべての理事会メンバーによって投票されます。
財務報告を確認してください。協会の会計は、集会費や前回の会合以降の支出など、協会の財務に関する重要な点をカバーします。
マネージャーの報告を聞いてください。これは、前回の会議以降にコミュニティで発生したこと、およびその行動や投票のために理事会の注意を引くべき事項についてのコミュニティマネージャからの情報です。
委員会報告を評価する。特に大規模なコミュニティ団体では、ニュースレターの発行、活動の整理、メンテナンスタスクの管理など、コミュニティ内のさまざまなタスクのための委員会があります。これらの報告は、会議中に簡単に概説されています。
まだ未完成であるか、または理事会からの最終決定を待っている古い事業を見直す。
理事会の注意を引く必要がある新規事業の報告を求める。これらのタスクは、会議で投票することも、表にして次回の定例会議の議題に追加することもできます。
協会会員からのコメントをお待ちしています。この間、懸念、苦情、または提案があるメンバーは、審議会メンバーから聞かれるようになります。
次回の会議の時間と場所を発表し、現在の会議を正式に終了することによって会議を調整します。
ヒント
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会議の前に、承認を必要とする報告を理事会メンバーに提出します。これにより、会議中の時間を節約できます。
