会議はあらゆるビジネスの必要な部分です。よく計画された会議は人的資本を活用するためのフォーラムであるため、労働力の生産性を向上させることができる重要なビジネスツールです。会議を開催するための普遍的な方法はありません。ただし、ほとんどの会議で特定の質問をして、予定どおりに進み、会議の目標を達成することができます。
この会議の目的は何ですか？
最初に会議の目的を特定することで、すべての会議を開始します。これは「氷を壊す」のにも役立ちます。 「今日達成したいこと」などの質問をします。または「この会議の目的は何ですか？」明確な目標を設定することで、あなたと参加者は順調に進むことができます。会議が順調に進んでいない場合は、会議の目的を参加者に丁寧に思い出させることができます。
前回の会議以来、私たちはどんな進歩を遂げましたか？
会議の参加者に、「前回の会議以降、どのような進歩がありましたか」と尋ねます。定期的な会議がある場合、これは特に有益な質問です。進捗状況について話し合う準備をし、前回の会議で取り上げた重要なトピックと、未解決の問題に対処するために行ったことをリストした会議の議題を用意します。
どのような問題に直面していますか？
ミーティングは、あなたやあなたのチームメンバーがプロジェクト、あなたの会社、あるいは個人との間で抱えている問題について話し合う場です。つまり、「私たちはどのような問題に直面しているのですか」準備が重要なので、ディスカッションポイントのリストを考えて会議を計画します。問題を議論するときは、怒ったり守ったりしないでください。落ち着いて既知の問題を説明し、迫っている脅威を発見し、これらの問題に対処する方法を勧める。
次回のミーティングの前に達成したいことは何ですか？
「次回の会議の前に達成したいことは何ですか」と尋ねて、すべての会議を終了します。各会議の終わりに次のステップのリストを作成してください。あなたのチームの誰かにあなたの次のステップの各々のための役割、責任と日付をリストする詳細な会議メモを送ってもらいます。部屋を歩き回って、参加者に次の会議の目標を達成するために取るべき最善のステップと考えていることを共有してもらいます。
将来どのようにビジネス目標を達成するのか
会議の参加者に、「将来どのようにビジネス目標を達成しますか」と尋ねます。すべての会議は会社の目標と目的に沿ったものでなければならないため、これは重要です。この質問は、会議の参加者が全体像を念頭に置いておくのに役立ちます。これは、日々のシャッフルでは見逃されることが多いからです。
