従業員があなたのために働くという証明が必要な理由はいくつかあります。通常、誰か、たとえば家主が、あなたの従業員に仕事があり安定した収入があることの確認を求めているためです。外国人従業員はビザを取得するために確認書を必要とするかもしれません。機密情報を漏らさないように注意している限り、手紙を書くのは複雑ではありません。
テンプレートとフォーム
あなたの人事部が確認レターのための標準化されたテンプレートを持っているかどうかチェックしてください。特に大企業では一般的な方法です。テンプレートは作家が完成するのをより速くします、そしてHRは何かが間違っていると言っている文字について心配する必要はありません。その書簡が何らかの種類の政府手当を従業員に与えることを目的としている場合、関係機関は標準化された形式をとることができます。フォームを入力するのは従業員の責任です。その後、フォームに記入します。
フォーマルにする
確認レターは友好的ではなく、創造的な文章でもありません。それは純粋なビジネスなので、標準のビジネスフォーマットで書かれたあなたの会社のレターヘッドにそれを送ってください。他のビジネスレターと同じように署名します。 「Jane Doeの雇用確認」という件名で、受信者はトピックを知ることができます。このテキストは、Jane Doeが実際にあなたのために機能すること、および必要に応じて彼女の給与がいくらであるかを受信者に伝える場所です。入国管理局への手紙を書くときには、彼女があなたのために働いていた期間と彼女の職務が何であるかについての詳細も含める必要があるかもしれません。
ルールに従う
利用可能なテンプレートだけでなく、従う必要がある手順については、人事部に確認してください。たとえば、誰かに従業員情報を送信する前に、従業員が書面でそれを承認する必要があるという会社の規則があります。その手紙をあなたが求めている事実に限ってください：その手紙が給与情報を求めていない場合は、何も提供しないでください。あなたを噛むために戻ってくる可能性がある従業員の個性やパフォーマンスについての素直なコメントを避けます。
注目すべきこと
確認書は日常的に聞こえますが、重要な決定事項 - 従業員はアパートや保険に加入していますか。 - それらに左右される可能性があります。単に答えを捨てないでください：紙にそれらを置く前にあなたの会社の記録から雇用日程や給与についての事実を入手してください。 （送付する前にレターを校正するか、HRにそのようにしてください。従業員の給与が6万ドルのときに5万ドルを誤って入力すると、アパートに入るかどうかに影響する可能性があります。
